Hemos visto antes cómo examinar datos en listas y tablas de Excel.

Cuando se trata de tablas dinámicas hay más posibilidades. En mi ejemplo se trata de una tabla dinámica que está consumiendo un dato almacenados en una Base de datos de SQL Server Analysis Services. La relación entre Bases de Datos multidimensionales, especialmente cubos OLAP y tablas dinámicas de Excel la he cubierto antes en la serie  “Cubos OLAP con MS SSAS 2008 y MS Office Excel 2007″, por lo que apenas voy a tocar los aspectos relativos al mostrado de los posibles valores que se almacenan en una jerarquía de dimensión de cubos OLAP y que se corresponden con campos de tablas dinámicas.

La opción Filtro que hemos utilizado antes no nos vale, está desactivada.

La lista de campos de una tabla dinámica nos permite filtrar, (que es la forma que encontramos más útil para examinar los valores posibles) por dos vías, desde el panel Filtro de informes y desde la propia jejarquía. Veamos el aspecto del panel Filtro de Informe en la lista de campos después de haber arrastrado 3 columnas.

Desde la jerarquía de atributo, o lo que es lo mismo, el campo de tabla dinámica podemos ver los valores al seleccionar el pequeño botón que se activa a la derecha de el campo, el botón nos da la posibilidad de filtrar y buscar y según nuestras necesidades, examinar los posibles valores. En esta imagen vemos que se han seleccionado 3 elementos, y se han activado filtro para dos de ellos.

Si seleccionamos, por ejemplo Escolaridad, vemos los valores posibles y los filtrados.

Cuando arrastramos una jerarquía al panel Filtro de informe lo que sucede es que se agrega en la hoja de Excel un espacio en el que coloca el elemento sobre el que se va a filtrar y cierta información sobre el filtro actual, que puede ser: el elemento seleccionado, «Varios elementos», si es más de uno y «All» si son todos (que es lo mismo que no filtrar). Esta funcionalidad no nos ayuda en lo que estamos necesitando, para ver los valores hay que seleccionar el botón y ver.

Cuando vemos los datos expuestos en una tabla dinámica no se puede olvidar que no sólo pueden estar afectados por los filtros visibles sino que también pueden aparecer o no en la tabla en dependencia de las columnas de valores que se estén mostrando, ya que lo predeterminado es no mostrar las celdas donde no haya valores para la intercepción fila/columna. Por lo que un simple vistazo a los valores que se muestran no nos soluciona, como es este caso, mientras en la tabla hay apenas 5 elementos

Al seleccionar para filtrar vemos que existe otro valor, «Componentes» que no habríamos tenido en cuenta, de no ser por esta acción.

En la siguiente entrada vamos a ver una novedad de MS Office Excel 2010 que se activa para tablas y gráficos dinámicos conectados a un motor SSAS y que vale tanto para filtrar como para ver posibles valores que integran una columna.