En nuestra serie dedicada a los Proyectos BI: Importar – Modelar – Visualizar, entramos en la primera de las tres etapas, Importar.

Este recorrido por las opciones de Importar con MS Office Excel 2013 vamos a comenzarla con la ficha Datos, específicamente con el grupo Obtener datos externos. Veamos las opciones con las que contamos para Obtener datos externos y administrar las conexiones de datos.

De otras fuentes:

Pues sí, gran variedad. Vamos a ir describiendo el comportamiento de Excel para algunas de ellas.

Desde Access

Una vez seleccionada la Base de datos Access, seleccionamos la, o las, tablas que deseamos importar a Excel.

• Seleccionar una tabla de Access

• Seleccionar varias tablas de Access

Si nos traemos una tabla de Base de datos Access, la opción predefinida por Excel para mostrar los datos es Tabla, aunque como vemos en la imagen tenemos otras opciones disponibles en la ventana de Asistente de importación desde Access.  Los datos de la tabla se pueden agregar, o no, directamente al Modelo de datos en la operación de importación.

Por otra parte, si hemos seleccionado más de una tabla del origen de datos Access, la opción predeterminada es tabla dinámica, además con este método, los datos importados, se agregan directamente al Modelo de datos sin que lo podamos evitar. Si queremos obtener una tabla de Excel por cada tabla seleccionada del origen de datos, debemos seleccionar Tabla. Se creará una hoja de Excel con los datos correspondientes a cada tabla y además irán todas al Modelo de datos. Veamos el comportamiento predeterminado:

El resultado, en cada caso es el que se muestra en el siguiente par de imágenes:

• Obtener una tabla de Excel

• Obtener una tabla dinámica de Excel

Desde web

Con esta opción podemos acceder a datos que estén enmarcados como tablas en las páginas y sitios de internet.

Caso 1.- Sitio del Instituto Nacional de Estadísticas de España

Como vemos, al indicar el enlace se conecta a la página y muestra con una pequeña flecha con fondo amarillo cada tabla que es capaz de identificar.

Al escoger el, o los, elementos,  que deseamos importar, activamos el comando Importar y obtenemos la ventana correspondiente al Asistente de importación desde web, que nos permitirá obtener los datos en forma de rangos. No es posible obtener una tabla, tabla dinámica, gráfico ni ninguna otra opción y tampoco permite que los datos entren al Modelo de datos.

El resultado de Importar desde web una tabla que muestra los Indicadores y sus valores es:

El resultado de seleccionar varias «tablas» es bastante caótico.

Definitivamente necesitamos alguna forma para poder importar estos datos. Más adelante veremos qué nos ofrece Power Query, dentro de Excel, para mejorar.

Caso 2.- Sitio: Wikipedia, tema football, ya que estamos en épocas de finales de Champions 🙂

En este caso no se detectan las tablas, Excel, desde la ficha Datos, sólo puede devolver todo el contenido organizado en rangos que son especialmente difíciles de manejar.

Les dejo una imagen con los datos correspondientes a los ganadores de la Copa de Europa desde la Wikipedia.

Ahora veamos lo que tenemos cuando se importan desde la web a un rango de datos en una hoja Excel.

Estos datos, son muy complejos de manejar, están todos bastante mezclados, lo que implicaría una gran labor para poder configurar cada información por separado. En esta serie veremos otras opciones, específicamente Power Query, que son significativamente más óptimas para realizar esta importación.

Recordemos, no es posible combinar la importación con el Modelo de datos, ni con destinos tipo tabla, tabla dinámica. No es nada cómodo trabajar con estos resultados.

Desde texto

Digamos que necesitamos importar un fichero texto plano de uno de los tipos que veremos a continuación.

Caso1.- Fichero de texto, TXT, delimitado

El Asistente para importar datos desde Texto analiza el contenido y nos presenta varias ventanas con los pasos para la definición de la estructura que debe tener el contenido a partir del contenido

Los datos recuperados se exponen, de forma predeterminada, en un rango de celdas, sin que tengamos otras opciones.

  

La buena noticia es que se pueden agregar directamente al Modelo de datos y que al seleccionar esta opción, entonces tenemos todas las opciones disponibles.

Caso 2.- Fichero de texto, DLY, de ancho fijo

Veamos uno de los ficheros que contiene los datos de temperatura por estaciones meteorológicas que podemos obtener del sitio National Oceanic and Atmosphheric Administration (NOOA)  Con un poco de tiempo expondré este ejemplo, de momento nos quedamos con que es un fichero complejo, no un TXT estándar. Su extensión es DLY (Complete Works Wordprocessing Template file) por lo que tendríamos dificultades incluso para explorarlo con un Bloc de notas convencional, necesitamos una aplicación más específica como puede ser Notepad++ para verlo.

Aunque sean más complejos, estos ficheros se pueden importar siguiendo los mismos pasos que vimos antes, aunque en este caso, indicando que son De ancho fijo.

El resultado que se obtiene de la importación es bastante coherente, al menos me parece bastante «trabajable», me vale, aunque se que desde Power Query tendré otras opciones que me permitirán transformarlo.

Caso 3.- Fichero Excel CSV

Los ficheros CSV son ficheros cuyos datos están organizados, están separados por comas. Aunque el origen de estos ficheros haya sido un TXT o un XLS, o cualquier otro, se identifican como Microsoft Excel Comma Separated Values Files.

En relación con la importación, se comportan igual que el resto de ficheros delimitados. Lo único que debemos atender es el delimitador, porque aun llamándose CSV, no siempre es la coma (a veces el punto y coma) el elemento que delimita.

Caso 4.- Fichero Excel

El fichero tipo XLS no es un fichero texto, y mucho menos es plano; precisamente por ello, quiero dejar clara la diferencia entre un Excel CSV y un Excel XLS. No podemos importar una hoja de un libro, aun cuando se trate de un rango que no contenga más que valores, sin fórmulas ni ninguna dificultad añadida.

• Estos son los datos

• Esto lo que nos muestra el Asistente de importación

• Este es el resultado en una hoja de Excel

Incluso, es posible guardar en el Modelo de datos; pero el resultado es igual de caótico que el que se presenta en la hoja del libro Excel al que se ha importado. No es por tanto, una opción válida. Afortunadamente Excel nos ofrece otras oportunidades de importar datos desde archivos Excel, incluso, de tablas que contienen fórmulas.

Este es el resultado en el Modelo de datos

Caso 5.- Fichero XML

El fichero XML evidentemente no es un fichero texto, aunque sí un archivo plano con datos que en muchas ocasiones también nos interesa importar a nuestro proyecto BI. Pues con el Asistente para Importar archivos de texto el resultado que obtenemos es el siguiente. No nos vale, lo que queremos es obtener una tabla o como poco un rango con los valores que contiene el XML y no el texto del documento como tal.

Tengo que volver a decir que afortunadamente, hay otras opciones para Importar desde Excel, lo veremos en la siguiente entrada dedicada a esta serie.

Hoy hemos recorrido parte de las opciones de la ficha Datos de MS Office Excel 2013 para Obtener datos externos, hemos visto los orígenes Access, web y texto. En la próxima entrada veremos cuando los orígenes son Otras fuentes.