En la pasada entrada de blog dedicada a Novedades de Excel 2013 iniciamos el recorrido por las opciones de Análisis rápido, vimos un reducido grupo de ellas, las que corresponden a textos. Hoy vamos a ver cómo mejora esta funcionalidad cuando se trata de datos numéricos.

En un rango donde se combinan celdas de uno y otro tipo tenemos todas las opciones disponibles, por ejemplo, en esta imagen vemos el mismo efecto de cadena contenida, aun cuando se observa que el rango de columnas abarca dos columnas numéricas.

Entonces, vamos a recorrerlas todas, seleccionando en este caso, un rango de celdas numéricas.

Formato

Como dije antes, permite obtener formato sobre las celdas teniendo en cuenta que se cumplan determinadas condiciones.

Voy a recorrer las opciones dando una brevísima explicación, y una imagen que como siempre, vale más que 1000 palabras.

Barras de datos, mientras mayor es el número, mayor la barra, sencillo. Este es un ejemplo donde se ve que los Totales, ni por filas ni por columnas están incluidos.

Escalas de colores. Rojo bajito, amarillo intermedio y verde alto.

Conjunto de iconos. Rojo mal, amarillo Regular y Verde bien

Aquí lo curioso es que aplicando ambas condiciones no se corresponden los colores. Esto se debe a la condición que se aplica al formato condicional y lo veremos en la próxima entrada.

Mayores que. Los valores mayores que el número indicado se resaltan. El número se propone por parte de Excel 2013 y lo podemos ajustar en la ventana que aparece cuando seleccionamos esta opción.

10% de Valores. Aquellas celdas en las que el valor esté en el rango del 10% superior. Si comparamos con la opción anterior, vemos que la condición es más restrictiva y muestra menos celdas.

Gráficos

Está interesantísima sección la vamos a dejar para otra ocasión.

Totales

Esta ficha en el Análisis rápido está dedicada a crear agregados por filas y columnas. Las funciones de agregación previstas son: Suma, Promedio, Recuento, Porciento y Total acumulado.

En este caso, los resultados siempre se alojan en la misma línea, la inmediatamente inferior al rango seleccionado, por lo que hay que mover los datos, si lo olvidamos o tenemos seleccionado un rango digamos “interior” en la tabla, los datos podrían ser reemplazados; pero no nos asustemos, porque Excel 2013 nos avisa del peligro.

Por lo que debemos “mover” los cálculos, lo que no será nada trabajoso y no nos impedirá utilizar todas las opciones, como muestra la siguiente imagen.

Les comento un detalle, en cuanto agregamos el primer Total, fíjense que tiñó los datos de rojo y esto porque tuvo en cuenta el Formato condicional del 10% que había quedado activo.

Quitando todo formato, el resultado podría verse así:

Lógicamente lo que tenemos en cada celda es el resultado de un cálculo numérico con funciones Excel. Está en nuestras manos realizar cualquier ajuste que necesitemos, veamos las fórmulas.

Para las líneas tenemos las mismas opciones, y se sitúan los datos agregados por cada línea en la columna derecha.

Tablas

Veremos las novedades en otro momento.

Minigráficos

Los minigráficos no son una novedad de esta versión, aquí lo que encontramos es una forma rápida para obtenerlos.

Se trata de tres tipos de gráficos: línea, columna y ganancia/pérdida, que reflejan la tendencia de los valores en cada línea, teniendo en cuenta las cifras que hay en cada columna.

En esta imagen se muestra un ejemplo, he cambiado el signo a 4 números para que haya juego en el minigráfico de Ganancia o pérdida.

Antes de entrar en el análisis de las novedades en tablas, tablas dinámicas y gráficos en Office Excel 2013, me parece útil que veamos el reflejo que tienen estas opciones de Análisis rápido sobre el formato condicional de los datos.