Herramientas útiles para #PowerBIAdicto: Power BI Documenter 3/3

Hoy ya termino con la presentación de una herramienta creada por la fabulosa comunidad de usuarios de Power BI que se llama Power BI Documenter.

Autor o creador:

La herramienta ha sido creada por Data Vizioner. Os presento a quienes están detrás de esta herramienta en Data Vizioner: Nima Shahri – @NRShahri, Soheil Bakhshi – @biinsightnz y Timothy Roberts – @tjrobertsnz. 

El objetivo es documentar, revisar y mejorar la calidad y eficiencia del modelo de datos a partir de los elementos que se utilizan en el informe. Se liberó su primera versión en Julio de 2018, aunque su primera beta data de unos cuantos meses antes. Su equipo ha trabajado en mejoraras contantes. De los avances y de muchas buenas sugerencias para nuestro trabajo con Power BI podemos leer en su blog.  Para ver sus novedades y estar actualizados les podemos seguir en Twitter -@pbidocumenter o en LinkedIn

El informe creado consta de varias fichas.

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En esta última parte veremos lo que falta por analizar que son dos fichas muy importantes y que nos reportan un gran beneficio: Practices y Roles.

Practices

Esta es una hoja muy importante, llegó la hora de aprender y aplicar las buenas prácticas en nuestro modelo de datos. Power BI Documenter no sólo va a detectar fallos sino que nos va a ayudar a eliminar esos errores.

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Bien, de acuerdo, mi modelo no está bien del todo. Insisto es que es un ejemplo para demo de una sesión #HappyDAXing por lo que hay que hacer cosas mal para poderlas explicar, luego mejorarlas durante la sesión 😊 En realidad nos viene de maravilla que Power BI Documenter lo detecte, así vemos de qué se trata.

Veamos cada caso.

Auto Time/Date

De forma predeterminada en Power BI Desktop aparece activada la opción para preparar las columnas de tipo Fecha (Date) para análisis en jerarquías.

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¿Qué significa esto? Pues que para cada columna de tipo Fecha se crea una tabla extra de fechas con cuatro columnas calculadas que representan los cuatro niveles de jerarquía predeterminados: Año – Trimestre – Mes – Día. Puede resultar muy cómodo para trabajar, ya que basta con seleccionar la columna tipo Fecha y ya tenemos a nuestra disposición la jerarquía con todos los niveles preparados para el análisis.

Dos detalles que no tienen relevancia con el tema que nos ocupa; pero… ya que estamos 😊

  • Los nombres de las columnas están en inglés, porque este modelo se creó con el IDE en inglés, si trabajamos con IDE en español las columnas aparecen nombradas en idioma español.
  • El indicador que aparece al lado de cada columna calculada tiene una diferencia si es número o texto ¿lo habías notado?

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Volvemos a la optimización del modelo… ¿sabemos cuántas columnas tipo Fecha hay en el modelo?¿Y qué va a pasar en el futuro si se agregan nuevas tablas?¿Hemos pensado en cuántas tablas con 4 columnas calculadas con DAX, todas ocultas a nosotros, se están creando por detrás?

Lo mejor es desactivar la opción, de ello se habla en este artículo Automatic time intelligence in Power BI (May 13, 2019) de los maestros Alberto Ferrari y Marco Ruso,

 

Una vez desmarcada la opción habrá que indicar cuál es la tabla que se va a trabajar como tabla de fechas, lo que es a su vez imprescindible para trabajar las funciones de BI de tiempo. Para ello desde el menú de Power BI Desktop, ficha Modelado, botón Marcar como tabla de fechas.

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Power BI Documenter detecta este fallo de optimización de modelo y emite este mensaje.

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Campos no utilizados

Se refiere a los campos que no se han utilizado en ninguna de las páginas del informe y que no forman parte de las propiedades de ninguna de las visualizaciones utilizadas. Esos campos deben ser ocultados. Hay dos opciones para ello.

  • Desde el propio campo en la ficha Informes y Ocultar desde el menú desplegable.

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  • Desde la vista Modelo en Power BI Desktop seleccionar la columna o campo y en el panel Propiedades – grupo General – Está oculta que aparece como Desactivar, seleccionar para que se vea Activar.

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La columna o medida oculta permanece en el modelo y ocupa espacio.

Veamos las ventajas de ocultarlas.

  • Permanecen disponible para los cálculos; pero se libera del panel de campos en la vista informes lo que es muy efectivo porque nos permite mostrar sólo lo que necesitemos utilizar en las propiedades de la visualización.
  • Cuando publicamos nuestro modelo en el Servidor Power BI, contamos con una excelente funcionalidad que es Obtener conclusiones rápidas sobre lo que puedes leer en estos dos escritos del grupo de productos de Power BITipos de información compatibles con Power BIGeneración automática de conclusiones de datos con Power BI. Lo interesante en este caso es que los algoritmos sólo tienen en cuenta las columnas y medidas que están visibles, por lo que la calidad de la muestra para los algoritmos es mejor.

Lo dicho, si no lo usas en visualización, ocúltalo!!

Power BI Documenter una vez más, nos alerta de esta situación.

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Tablas no utilizadas

Ocurre lo mismo que con los campos, el proceso es exactamente igual y los beneficios son los mismos. Con relación a las tablas muchas veces me he encontrado es que se puede ahorrar además la carga al modelo si aplicamos acciones en Power Query. Por esto es sumamente útil esta recomendación que nos hace Power BI Documenter.

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Descargar versión mejorada

Esto ya es un regalo del equipo de Data Vizioner. Resulta que se van al archivo original y ocultan todas las columnas calculadas, medidas y tablas que han sido detectadas como no utilizadas. Esto no tiene precio. El tiempo que nos puede llevar no sólo a detectar este escenario sino el tiempo que nos puede llevar ir ocultando cada uno de los elementos. Power BI, desde la vista modelo nos permite marcar múltiples columnas, incluso de tablas diferentes y ocultarlas; pero aun así, el trabajo que se hace desde Power BI Documenter es espectacular.

Veamos un ejemplo. En el informe se detecta que la columna ID de la tabla Indicators no se utiliza y está visible (entono el mea culpa, se me pasó por alto)

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Al abrir la nueva versión creada por Power BI Documenter, la columna ID de la tabla Indicators ya está oculta, ¿a que es genial?

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Ocurre lo mismo con las tablas. En la ficha Modelo que vimos antes, se destacan las tablas que no se utilizan en las visualizaciones y se deben ocultar.

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Pues bien, al ver la nueva versión mejorada, veo que las tablas ya están definidas como ocultas.

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Solo te dejo la advertencia de que no hay ningún cambio del nombre para la versión mejorada, ten cuidado si has hecho cambios, no vayas a sobreescribir archivos y pierdas trabajo.

El archivo que descargué se llama image15.pngYo lo guardé en una carpeta extra, para no perder nada.

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Roles

Esta última ficha del Power BI Documenter es muy interesante y muy importante, porque trata de un aspecto que puede quedar “oculto” a nuestra vista y este informe lo desvela de forma muy clara y con mucha comodidad para su análisis.

Puede que no haya roles definidos, no hay problema, tenemos como resultado un comentario y nada más que hacer.

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Por otra parte, puede que en realidad sí que hayan sido creados los roles de seguridad.

¿Qué son los roles?

Cuando se habla de roles se habla de crear roles de seguridad en Power BI Desktop que se configuran con filtros específicos en lenguaje DAX. En el Servidor Power BI se asignan los cursos a cada rol y se garantiza el acceso controlado a los datos.

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Es lo que se llama Seguridad a nivel de filas. Para no alargar demasiado este post te dejo un enlace sobre el tema, Seguridad de nivel de fila (RLS) con Power BI.

En este ejemplo Power BI Documenter detecta que se han creado dos roles sobre el conjunto de datos.

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Al desplegar puedes ver la condición sobre la que se ha creado cada uno de los roles. Esto es lo que se define en una expresión, aunque desde Power BI Desktop es cómodo crearlo.

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Download

Existe la opción de descarga que nos deja tener en un único archivo todos los roles que se hayan definido con todas sus condiciones. Algún problema nos encontramos con el tratamiento de acentos. El nombre de los archivos no incluye el nombre original, sino que sólo pone Roles.

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Eliminar informe en sitio de Data Vizioner

Ten en cuenta que no dispones de espacio ilimitado. La versión gratuita es muy generosa al permitirnos subir y analizar archivos de hasta 1MB. Por lo que mi recomendación es que una vez hayas identificado lo que necesitas, elimines el informe y reserves espacio para nuevos análisis.

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Conclusiones

Hasta aquí la descripción de la herramienta Power BI Documenter creada por el equipo de Data Vizioner.

En resumen, me encanta. Me ayuda mucho para poder analizar el contenido de PBIX que he creado, o que me llegan de mis clientes, para optimizar el modelo. Es muy sencillo de trabajar, muy intuitivo, y además…

El desarrollo de Power BI Documenter, no termina aquí. 😊

El equipo de Data Vizioner me ha comentado que siguen trabajando en la incorporación de nuevas funcionalidades, así es que si con lo que ya ofrece la herramienta nos parece interesante y útil tenemos que mantenernos atentos a las novedades que no van a tardar en llegar 👏

En próximas entradas al blog voy a comentar sobre más Herramientas útiles para #PowerBIAdicto

Espero que resulte de utilidad.

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