Nos estamos acercando al final de esta serie, hoy veremos cómo tras Obtener los datos, crear los modelos, visualizarlos mediante informes, etc, publicarlos a Power BI o sitios Sharepoint, alojarlos en la nube (OneDrive), tenemos además más opciones de Colaboración.

En esta última fase del proceso BI con Excel, la fase Colaborar, no todo es Power BI. Desde Excel 2016, además es posible compartir un fichero, asignando derechos a los destinatarios.

Desde la banda de fichas de menú de Excel 2016, al final del todo, tenemos Compartir.

Al seleccionar Guardar en la nube, se refiere a OneDrive, ya sea personal o profesional. La primera vez, es necesario registrarse o iniciar sesión.

Para iniciar sesión hay que indicar la cuenta de usuario de Office.

Además de la cuenta, hay que indicar la contraseña.

Una vez creada la cuenta o iniciada sesión, nos aparecen las carpetas de nuestro espacio OneDrive en la nube que se crean de forma predeterminada, luego se pueden crear más, como si de nuestro escenario en local se tratara. Si nos mantenemos con la sesión iniciada, la próxima vez que entremos en Compartir, esta será la pantalla que se abrirá.

El archivo Excel se almacena en la ruta indicada en la nube.

Una vez  guardado el archivo en la nube, se puede empezar a indicar los datos de los destinatarios de nuestra acción de compartir. En la primera imagen se muestra el estado original de esta funcionalidad donde ya se indica información del propietario del documento Excel.

Desde esta ventana indicamos la dirección de correo del destinatario o vamos a la libreta de direcciones y seleccionamos el o los destinatarios de el archivo que estamos compartiendo. Las dos imágenes siguientes muestran ambas ventanas

Propiedades de contactos

Libreta de direcciones

Una vez seleccionado el o los destinatarios, el aspecto de nuestra ventana es el siguiente.

El desplegable nos permite ir del Puede compartir al Puede visualizar, dejando claro qué derechos se le asigna al destinatario.

En este ejemplo, como indica la imagen, el destinatario puede editar.

Desde el botón compartir, empieza el proceso,y mientras dure, tenemos un mensaje informando sobre el estado.

Al terminar, vemos nuestra ventana compartir con los datos del remitente y el o los destinatarios y el derecho que se le ha asignado.

Al final de la imagen anterior, prestar atención a un acceso directo para la opción de enlaces, al seleccionarlo se muestra esta ventana.

Está en nuestra decisión crear uno o más enlaces directos.

Pegamos el enlace en el navegador y como el archivo ya está en la nube, en nuestro OneDrive se abre en el entorno de Excel Online.

Por su parte, el destinatario recibirá un mensaje de correo, donde se informa del archivo compartido.

 

En la próxima entrada veremos cómo compartir desde las opciones del menú archivo de Excel 2016, que incluyen, esta opción que hemos descrito hoy, además, correo electrónico y presentación en línea.

Este artículo forma parte de la serie dedicada a MS Office Excel 2016.