Formato condicional iconos de tablas dinámicas de Excel 2007

Hemos estado comentando antes cómo se configuran reglas para el formato condicional de las celdas que muestran valores en las tablas dinámicas de Excel 2007.

Hoy me voy a centrar en los valores asociados a KPIs de los cubos OLAP, específicamente al estado y la tendencia que muestra un KPI. Sobre cómo se crea un KPI con SSAS 2008 y se trabaja desde Excel 2007, vimos aquí, ahora nos centraremos en el formato condicional.

Aplicar formatos condicionales predeterminados

Como habíamos visto, Excel, como aplicación da una imagen a los iconos que no tiene por qué coincidir en estética con la definida en SSAS y puede ser fea, como es el caso.

Estas imágenes se pueden mejorar, aplicando reglas de formato dinámico de celdas como vimos en el post anterior. Desde la tabla dinámica, por ejemplo, con esta celda seleccionada ,  nos vamos a menú Inicio – grupo Estilos – Formato Condicional. A medida que nos desplazamos por las imágenes, ocurren dos cosas, por una parte tenemos información visual de qué es lo que esos juegos de imágenes representan y la(s) celda(s) seleccionadas cambian su aspecto. Según sea el caso, además muestran el valor que justifica ese aspecto (bien, regular o mal, como vimos ya en días pasados).

Así, pues podemos muy fácilmente seleccionar las celdas a formatear y aplicar el formato. Veamos un ejemplo con flechas.

Aplicar reglas de formato

En el post anterior vimos que se pueden aplicar reglas, definir el alcance de la asignación de formato dinámico, ya sea por niveles o por condiciones muy específicas, que se repiten también para los iconos por lo que me voy a detener.

Lo que es diferente en este caso es el panel dedicado a editar la descripción de una regla cuando se selecciona Aplicar formato a todas las celdas según sus valores. Veamos un ejemplo con la siguiente imagen, en este caso se definen los valores que van a limitar los “n” grupos de datos. Recordemos que en caso de los iconos se suelen establecer 3, 4 ó 5 niveles para definir el estado y la tendencia del indicador. En este panel podremos configurar esos 3, 4 ó 5 valores según sea el caso

Otros ejemplos, pueden ser:

Quiero, antes de finalizar con las reglas de formato, detenerme en la última parte de la ventana

Existen varios estilos de iconos que se definen en este desplegable y que se corresponden con los que vimos antes en el menú.

Se puede invertir el criterio, si eso está acorde con nuestras necesidades y además se puede mostrar únicamente los iconos eliminando de la tabla la información numérica, lo que puede ser útil, sobre todo en temas de espacio y de percepción inicial del estado del negocio, por aquello que una imagen vale más que mil … números.

Formato condicional para valores no KPI

Esta configuración no es exclusiva de campos definidos como KPIs en el cubo OLAP, se puede aplicar a valores no KPI. En realidad, las medidas del cubo se consideran indicadores, por lo que se pueden trabajar en la aplicación cliente, como Excel, creando un cuadro de mandos donde se representen las imágenes correspondientes.

Digamos que seleccionamos un conjunto de celdas de valores y les aplicamos el formato que aparece en la imagen anterior, el origen y el resultado sería lo que vemos a continuación

Si  obtenemos obtenemos

Pues, con estos comentarios termino lo que tenía previsto sobre formato condicional de los valores de una tabla dinámica que consume datos de cubos OLAP creados con SSAS 2008. La próxima entrega estará dedicada a la ordenación de los datos en tablas dinámicas.

Saludos,

Ana