Hay un elemento dentro de los cubos OLAP y las tablas dinámicas de Excel al que quiero dedicar un post, por la importancia que tiene su utilización en el análisis de la información del estado de un negocio. Me refiero a los Indicadores claves de rendimiento o Key Performance Indicator – KPI.

Como ya comentaba al inicio de esta serie,  los KPIs se definen en la ficha KPI del Diseñador de cubo, tiene 4 elementos asociados (valor, objetivo, estado – relación entre valor y objetivo, y tendencia – relación entre el período actual y un período anterior. Las expresiones para crear KPIs con SSAS se escriben en lenguaje MDX.

La siguiente imagen muestra la ficha KPI mencionada anteriormente, que se dedica a la definición de los 4 aspectos integrantes del KPI y otras propiedades que distinguen su comportamiento.

En esta ficha tenemos tres paneles, a la izquierda vemos primero el panel Organizador de KPI que se encarga de colocar uno tras otro en la forma que se van a visualizar y luego el panel Herramientas de cálculo, que a su vez se divide en tres fichas: Metadatos, donde se almacena la estructura y datos del cubo y nos permite arrastrar elementos del cubo al panel principal o formulario y que al soltarlos se traduzca su nombre completo al lenguaje MDX, lo que resulta altamente conveniente; Funciones, que resulta de inestimable ayuda para emplear lenguaje MDX en la definición de KPIs y Plantillas que constituyen ejemplos comentados sobre indicadores que podríamos necesitar. No diría que es tan fácil como copiar y pegar; pero con un poco de tiempo, las plantillas constituyen un interesante e indiscutible punto de partida.

El panel central muestra el formulario que utilizamos para definir el KPI. Además del nombre y un grupo de medidas asociado, hay que definir la Expresión de valor, este es el valor de la base de datos, ya sea directo o calculado, siempre que devuelve número va bien, y se puede examinar con la función KpiValue, en el ejemplo que vemos del Tutorial de SSAS  se trata de una medida en concreto.

Luego definimos la Expresión objetivo como una medida, un cálculo, una cifra o una expresión que devuelva  un valor numérico mediante la función KpiGoal. En el ejemplo, es otra medida del cubo. Puede ser algo como lo que vemos en la siguiente imagen y que también está sacado del tutorial. Lo que indica esta expresión es que el objetivo a cumplir por cada categoría del producto no es el mismo.

Estado del KPI

Para definir el estado del KPI, es decir qué tal está la cifra obtenida en la expresión de valor con relación a la cifra obtenida en la expresión objetivo, necesitamos en primer lugar una imagen como indicador de estado. Esto es importante, sobre todo porque hay que entender que el objetivo final de estos indicadores es mostrarlos en tablas dinámicas de Excel o en paneles de Sharepoint, por ejemplo, en los que una imagen vale más que mil… números.

Luego, hay que escribir la fórmula por la que se definirá el estado del KPI. Por lo general el estado devuelve tres valores -1, 0 y 1 entendiendo que vamos de peor a mejor. Según sea el caso que nos ocupe, así escribiremos la fórmula, en este ejemplo se comparan los valores y se define que a partir del 95% de cumplimiento se considera bueno, es decir 1, entre 85% y 95%, regular, es decir 0, y menos que 85% malo, es decir -1. Como vemos dentro de las funciones se envía como parámetro el nombre del KPI en cuestión.

Tendencia del KPI

Para definir la tendencia del KPI, es decir, la relación entre el valor y el estado; pero comparativamente con períodos anteriores, se utiliza una imagen o indicador y una expresión de tendencia.

Veamos un fragmento de la expresión empleada en el tutorial. Se destacan nuevamente las funciones KpiValue y KpiStatus y además nos encontramos con la función ParallelPeriod esencial para determinar los resultados obtenidos en el período anterior, cualquiera que este sea, digamos mes, trimestre, año. Los resultados que se van obteniendo son -1, 0 y 1.

Examinar KPI

Desde SSAS podemos tener una idea del resultado que va a mostrar el KPI a través de un visor que se activa alternando con el panel Formulario.

Excel, por su parte, dedica una sección de la lista de campos a los KPIs

Si seleccionamos los 4 elementos del KPI Product Gross Profit Margin, y lógicamente los cruzamos con la jerarquía  Category de la dimensión Products tenemos los siguientes resultados:

Para valorar correctamente los KPIs debemos tener en cuenta el período que se analiza, por ejemplo, el año, así que si agregamos una jerarquía de tiempo al área de columnas de la tabla y quitamos los “campos” Valor y Objetivo vemos el siguiente resultado.

Como vemos, las imágenes de los indicadores, tanto de estado como de tendencia, no son iguales para ambas aplicaciones (SSAS y Excel 2007), lo que sí está claro es que los valores devueltos (-1, 0 y 1) son los que darán color, sentido de dirección y alegría a las imágenes.

SSAS dispone de los siguientes posibles indicadores:

Por su parte, Excel, además de asignar indicadores predeterminados, permite modificarlos desde el comando Formato condicional, del grupo Estilos del menú Inicio de Excel.

Pues de esta manera concluyo lo que quería comentar sobre el significado, la creación y la visualización de los elementos que integran los KPIs.

Hasta la próxima, donde hablaremos de Propiedades de atributos de dimensiones en SSAS y Excel.

Saludos,

Ana