El diseño es sin lugar a duda un aspecto importante en la presentación de informes. La forma en que se presenten los datos, la ayuda de colores, la posibilidad de realizar acciones dinámicamente, entre otras cosas, harán de nuestro informe creado con tabla dinámica una mejor herramienta de desarrollo.

El diseño no es mi especialidad y no pretendo ni voy a dar ningún tipo de receta, apenas me limitaré a comentar algunas de las herramientas de que dispone la tabla dinámica para ajustar el diseño final a las necesidades de cada uno.

Desde el menú de tabla dinámica hay toda una ficha dedicada al diseño, cuya misión es ayudar a definir el aspecto y activar / desactivar elementos o partes de la tabla, subtotales, totales, etc. Hoy vamos a ver los grupos que componen esta ficha.

En primer lugar y siendo muy redundante, encontramos el grupo Diseño, que se preocupa por el estilo que va a lucir nuestra tabla, así como por el comportamiento global de totales, subtotales y filas en blanco.

En el caso de los Subtotales definimos mostrarlos o no y dónde, el efecto sería el siguiente:

Veamos el efecto en cada caso

Para Totales generales, podemos activarlos o no, diferenciando filas y columnas

El grupo Diseño de informe, se encarga de definir si se muestra la tabla en formato compacto o no. Este grupo se creó especialmente para aquellos usuarios que querían mantener el aspecto de las tablas antes de Ofiice 2007.

Compacto – predeterminado

Los datos de todos los campos que están en el área filas  se colocan en la misma columna, lo que ahorra columnas y ancho a la tabla, dejando más espacio a los números. Los campos de los campos que están en categorías inferiores aparecen con sangría para su identificación.

Esquema

Tabular

Una columna por campo, se crea una línea independiente para el Total para cada jerarquía desplegada

Y por último, en este grupo se define a nivel de tabla si deseamos Insertar/Quitar Filas en blanco. En este caso nos referimos a los grupos, nunca a las líneas de detalle. Si estamos en el último nivel de la jerarquía, esta acción no tiene efecto ninguno.

Veamos el efecto

El siguiente grupo que encontramos es  Opciones de estilo de tabla dinámica,

Veamos algunos ejemplos de cómo afecta la selección de las casillas en el aspecto de la tabla.

Seguimos avanzando y nos encontramos con los Estilos de tabla dinámica, y aquí la verdad es que no sólo hay dónde escoger, sino que no hay límites a la creatividad.

Para establecer formato rápido de tablas enteras, basta con arrastrar el ratón hasta el estilo desearlo seleccionarlo y listo! Permite crear estilos dinámicos, es decir los nuevos datos y/o nuevos niveles de jerarquías en filas y columnas se adaptan al estilo.

Se puede crear un estilo propio, esto no es nuevo, viene de las tablas normales de Excel; pero tiene más elementos que una tabla (25 vs 13) por su complejidad, la tabla, por ejemplo, no tiene subtotales. Para los usuarios de Tabla no dinámica es el mismo procedimiento. Vamos a probarlo, por ejemplo, si necesitamos que la fila de subtotales 1 tenga un diseño particular.

Una vez creado, para seleccionarlo, desplegamos el botón que aparece en la esquina inferior derecha de la banda y veremos que nos ha aparecido un nuevo panel titulado Personalizada. En este panel se van a alojar todas las nuevas plantillas de diseño que vayamos creando, basta con seleccionar la que necesitamos y el aspecto de la tabla cambia según la nueva configuración.

Misión cumplida, ya hemos recorrido los grupos que integran la ficha mostrando la funcionalidad en cada caso. La próxima vez vamos a jugar con el formato condicional, aquel que va a depender de los resultados qu estemos mostrando, además del elemento de tabla dinámica que lo represente.

Saludos,

Ana