Algunos aspectos del trabajo con la Lista de campos de tablas Excel

Continuando con la serie dedicada a cubos OLAP consumidos con Excel 2007, vamos a comentar hoy algunos elementos relacionados con la Lista de campos. La Lista de campos es la forma que tiene el usuario Excel de seleccionar los datos almacenados en la Base de datos de SQL Server Analysis Services, que en forma de cubo o perspectiva, ha sido conectada previamente al libro Excel.

La lista de campos se hace visible cada vez que activamos una celda de la tabla dinámica, a menos que indiquemos lo contrario en la banda de opciones, desmarcando el botón Lista de campos en el grupo Mostrar u ocultar de Opciones de Tabla dinámica.

MostrarOcultarBotones

El aspecto de esta lista es personalizable como se puede ver en la siguiente figura, obtenida al accionar el botón que aparece en la esquina superior derecha.  De los formatos propuestos, nos podrían interesar los que nos permiten dejar mayor espacio para visualizar los campos y menos o ninguno para las áreas.

PersonalizarLista

La lista de campos muestra los elementos integrantes del cubo.

Cálculos con nombre

Valoresenlista En esta sección, se agrupan los elementos que en el cubo se hayan obtenido a través de la ficha Cálculos y que se llaman Cálculos con nombre. Se trata de campos que se obtienen en el cubo a través de expresiones MDX y que permiten ampliar las medidas con cálculos más específicos que no existan previamente en el modelo de datos.

CalculosenLista

Grupos de medidas

GrupoMedidaenlista Cuando los valores del cubo se encuentran agrupados en Grupos de medidas, lo que es predeterminado, Excel los identifica como valores y les asigna el mismo nombre del grupo de medida, lo que hace muy fácil encontrar en Excel la misma estructura creada en SSAS. Al desplegarlo, tendremos la lista correspondiente de medidas.

Medidasenlista

KPI

ImagenKPIKey Performance Indicator – Indicadores clave de rendimiento. Se definen en la ficha KPI del Diseñador de cubo, tiene 4 elementos asociados (valor, objetivo, estado – relación entre el valor y el objetivo y tendencia – relación entre el período actual y un período anterior. Las expresiones para crear KPIs con SSAS se escriben en lenguaje MDX.

KPIenlista

Dimensiones

DimensionesenlistaSe corresponden con las Dimensiones del cubo, que, dicho muy brevemente, son aquellos elementos que describen las medidas. Dentro de las dimensiones vamos a distinguir los atributos y las jerarquías de usuario que fueron definidas en el cubo.

Los atributos se listan como campos y una vez más, Excel respeta la definición del cubo, por ejemplo, aquellos atributos que en el cubo han sido agrupados en carpetas, en Excel aparecen igualmente agrupados. Las siguientes imágenes muestran la dimensión Customer desde el Examinador de cubos de SSAS y desde la Lista de campos de Excel 2007 respectivamente.

Atributoscarpetas

Para las jerarquías, Excel muestra un botón para indicar que el campo, por ejemplo, Customer Geography,  está compuesto por niveles que se corresponden, en efecto, con los niveles de jerarquías de usuario definidos en el cubo SSAS. Al desplegar este botón quedan visibles los campos que forman los niveles de una jerarquía. Veamos entonces el aspecto de la jerarquía contraída y desplegada en el Examinador de cubos de SSAS y en la Lista de campos Excel 2007 respectivamente

Jerarquiasenlista

Agregar datos a tabla

Una vez establecida la relación que existe entre los elementos del cubo y la lista de campos, veamos cómo agregar datos a la tabla dinámica. Es muy sencillo, basta con marcar la casilla que se encuentra a la izquierda del campo que se desee, o arrastrar el campo a las áreas correspondientes. De forma predeterminada los números van al área de valores, y los no números al área de Filas.

Al marcar un campo que represente una jerarquía se agregan todos sus niveles. Por otro lado, se pueden agregar otros campos que no sean jerarquía definida en el cubo, digamos, Product Category y Subcategory, lo que lo hace diferente a la jerarquía que estaba establecida y que a su vez crea y se comporta como jerarquías

Agregaralista

Mover entre filas y columnas

Independientemente del modo predeterminado, Excel permite personalizar la tabla a nuestro gusto, por lo que se podrá “jugar” con los campos colocándolos en filas y columnas. Si añadimos el campo Color,  que no está en la jerarquía; aunque sí en una carpeta, podemos situarlo en filas o columnas y en posiciones diferentes para comprobar el cambio de tabla que se produce.

Colorenlista

En próximas entradas veremos cómo desde el menú contextual, opción Mover también se pueden mover elementos entre filas y columnas, seleccionando tanto una celda como un grupo de ellas, con excepción de las celdas que muestran valores, las que no ofrecen esta posibilidad.

Filtrar campos relacionados

Los cubos pueden estar compuestos por varios grupos de medidas, los que a su vez están relacionados con dimensiones, cálculos y KPIs. La lista de campos permite seleccionar un grupo de medida para “despejar” un poco la columna de campos.

Filtrarrelacionados

Aplazar actualización diseño

Cada vez que seleccionamos o descartamos un elemento de la lista de campos la tabla dinámica se repinta, si tenemos definidos filtros o estilos se reajustan los valores y la estética teniendo en cuenta lo que estuviera definido. Esto ocurre una y otra vez, con cada cambio.  Excel 2007 muestra una casilla, al final de la lista de campos que nos permite Aplazar la actualización del diseño y un botón para Actualizar en cada caso. Una vez marcada la casilla, la tabla no se repintará con cada acción nuestra, sino que esperará hasta seleccionar el botón Actualizar y entonces, de una vez pinta la tabla teniendo en cuenta todos los cambios ocurridos desde la última actualización.

AplazarActualizacion

Acciones de filtrado

Antes de terminar con este comentario sobre la Lista de campos de Excel 2007, veremos que en la medida que arrastramos el ratón por los elementos se activa en el borde derecho de la lista un triángulo invertido ActivaFiltradolista que indica  que hay aun más posibilidades de actuación, referidas específicamente a la ordenación y los filtros. En caso de tener seleccionada la casilla Aplazar la actualización del diseño no se tendrá acceso a estas acciones. En otros escritos nos referiremos a este aspecto de la Lista de campos.

Esto es todo por hoy, en la próxima Cálculos y Valores en SSAS y Excel 2007.

Saludos,

Ana