Tras recorrer las opciones de Visualización desde Excel 2016, pasemos ahora a Publicar. Es posible publicar a Power BI y es con lo que vamos a comenzar esta nueva etapa.

Power BI

Hace poco más un año apareció una nueva herramienta destinada a la gestión y control de nuestros datos mediante paneles creados a partir de informes que combinan a su vez conjuntos de datos de diferentes orígenes. Estos paneles están disponibles en los diferentes dispositivos, lo que se enlaza con la última fase del proceso que es, Consumir. Espero tener tiempo para dedicar una serie a Power BI, hay muchísimo que contar, de momento y sobre el primer año de Power BI, les dejo un escrito.

Desde su sitio web, una de las definiciones que encontramos puede ser «Power BI es un conjunto de aplicaciones de análisis de negocios que permite analizar datos y compartir información».

Excel y Power BI

Desde los complementos de Excel tenemos dos vías de colaboración entre Excel y Power BI:

• Enviar a Power BI
• Power BI Tiles

El primero de ellos, trata de enviar a Power BI los datos de Excel, para que sean consumidos en aquel entorno. Veremos que esta funcionalidad también desde Power BI, accediendo a los ficheros Excel. El segundo componente, por el contrario, consume elementos creados en Power BI dentro de libros de Excel. Estos componentes no se ofrecen de forma predeterminada, hay que agregarlos a nuestras aplicaciones. Para agregar un complemento Power BI, hay que ir al menú Insertar, grupo Complementos – Botón Tienda.

Desde esta ventana, donde se muestran un conjunto de complementos para Excel, de esta versión y/o anteriores, utilizamos la opción de búsqueda para reducir la lista.

De esta manera, encontramos las dos aplicaciones antes mencionadas:  Enviar a Power BI y PowerBI Tiles

Datos e informes en Origen

Antes de Enviar a PowerBI, vamos a recordar el contenido del modelo de datos que hemos estado utilizando en otras entradas.

En el documento Excel 2016 que vamos a enviar tenemos:

Una tabla con datos de cantidades y ventas por categorías en países y ciudades y en una fecha determinada. Sencillo, muy pocos datos, sólo para mostrar funcionalidad. Esta tabla se ha agregado al Modelo de datos, Power Pivot donde se han realizado las acciones necesarias, por ejemplo, asignar funciones de tipo Geografía para ciudad y país.

Además un informe en Power View.

Y un informe en Tabla Dinámica

Enviar a Power BI

Al agregar, aparentemente no ocurre nada; pero al entrar nuevamente en Mis complementos, ya vemos que ha quedado configurada esta aplicación.

Ya está, es el momento de Enviar a PowerBI, desde ficha Insertar – Complementos – Mis complementos.

Al ejecutar la aplicación, se muestra una imagen con estos 4 rectángulos como posibles opciones.

Tenemos a nuestra disposición unos datos de ejemplo, que no vamos a utilizar en este caso.

Lo que haremos es Seleccionar la tabla, ya que tenemos una tabla, que está vinculada al Modelo de datos para enviar su contenido a Power BI.

Una vez escogidos los datos a enviar a Power BI, se nos muestra una ventana que nos indica que hay que entrar en nuestra cuenta de Power BI.

En caso de no tener cuenta, podemos, como parte del mismo ejercicio y desde el enlace que aparece en la parte inferior, crear una cuenta gratuita para lo que necesitaríamos indicar una dirección de correo profesional. Es necesario tener en cuenta que algunos dominios no se admiten.

En caso contrario, que es el mío, basta con seleccionar el enlace de la parte superior y nos aparece una lista con nuestras cuentas para que conectemos.

La siguiente ventana muestra la confirmación de seguridad.

Si el sitio está abierto, hay que cerrarlo, para lo que recibimos un par de mensajes, a los que debemos responder.

Una vez cerrado el sitio Power BI, se nos presenta esta ventana, que nos permite definir el nombre del conjunto de datos a publicar y el nombre de la tabla, dentro del conjunto de datos.

 

Y ya está !!! Una ventana muestra el progreso de creación de componentes de Power BI y la subida de los mismos al sitio.

Al finalizar el proceso, en caso de éxito, un mensaje de confirmación nos avisa que podemos ver el resultado en nuestro sitio Power BI.

Desde Power BI, podemos ver el conjunto de datos que acabamos de publicar, y las opciones de menú disponibles para el mismo.

Si hacemos doble clic sobre el nombre del conjunto de datos, veremos cómo ha quedado en Power BI y directamente el conjunto de elementos para crear visualizaciones y con ellas informes y cuadros de mando.

Si miramos «con lupa» vemos que en el proceso de carga a Power BI se han agregado unas columnas calculadas por el propio motor de Power BI, a partir de la columna Fecha, así como una medida que contiene las filas de la tabla.

Hay muchísimo que contar sobre Power BI; pero prefiero que sigamos centrados en la serie sobre Excel 2016.

Mientras tanto, de regreso, en Excel 2016, nos quedamos en esta situación.

El mensaje lo podemos cerrar con la cruz que aparece en la esquina superior derecha.

Para salir de esta ventana, seleccionamos la flecha que se encuentra también en la esquina superior derecha.

Y una vez aquí, o volvemos a publicar en Power BI o cerramos, para lo cual nos aseguramos de seleccionar la ventana.

Y sencillamente escogemos la tecla suprimir. Si en otro momento vemos la necesidad de publicar algo nuevo en Power BI, pues repetimos el proceso desde el menú Insertar grupo Complementos.

Antes de pasar al segundo complemento, me gustaría mostrarles que desde Power BI, se puede acceder a Excel, aprovechando no solo el conjunto de datos, sino además los informes que hayan sido creados en Excel. Aunque la serie va de Excel y no de Power BI, es definitivamente una excelente opción para reutilizar tanto el modelo como los informes, creados en Excel 2016 o anterior, en nuestro sitio Power BI.

Este artículo forma parte de la serie dedicada a MS Office Excel 2016.