Anteriormente, en esta serie, vimos Power Query vs Power Pivot – Tabla dinámica para Modelo tabular

En esta entrada comenzamos a ver las características de las tablas dinámicas con MS Office Excel y su vinculación al modelo de datos Power Pivot.

Estas herramientas son: tabla dinámica, Power View y Power Map. Estamos en la serie Power Query vs Power Pivot analizando que desde Power Query no es posible acceder a herramientas clientes de visualización de modelo de datos, sino que necesitamos Power Pivot como herramienta de diseño del modelo tabular que luego expondremos. Esta es una gran diferencia y estamos dedicando varias entradas de blog por la importancia que tienen todas estas funcionalidades dentro de MS Office Excel.

Hoy vamos a hablar de filtros en tablas dinámicas.

Filtros en filas o columnas de tabla dinámica

• Filtros de segmentación por cabeceras de filas y columnas 

Vamos a comenzar un análisis desde cero, y digamos que sólo nos traemos un campo al área Valores de la tabla dinámica.

Esta sería la única posibilidad que tenemos de decir que no se están aplicando filtros sobre la tabla dinámica, aquí aparece la cifra de 29 millones, que es  totalidad de la suma de las ventas de todos los productos vendidos a todos los clientes de todos los territorios en todas las fechas existentes en el modelo de datos.

Ahora arrastramos el campo Año de la tabla Fechas al área Columnas.

Este es el resultado de la tabla dinámica.

El total sigue siendo 29 millones, lo que pudiera indicar que no hay filtro; pero para cada una de las celdas que muestran el valor de cada año, en realidad sí que hay un filtro que está compuesto por el campo Ventas y el campo Año.

Agregamos el campo Línea Agrupada al área de Filas.

Ocurre lo mismo, el total general sigue siendo 29 millones; pero cada celda refleja el resultado de la evaluación de tres elementos, el campo de valor, el campo de fila y el campo de columna.

Así, como se muestra en esta imagen, en cada caso, tres filtros y así sucesivamente. La conclusión es que siempre mostramos los valores agregados y además filtrados en dependencia de las cabeceras de fila y columna.

•  Área filtros de tabla dinámica

Una de las áreas de campos de tabla dinámica es el área filtros. Digamos que agregamos un filtro de tabla dinámica por la columna Ocupación de la tabla Clientes

Se agrega una fila sobre la tabla dinámica con el campo por el que se desea filtrar y todos los elementos seleccionados, es decir, sin filtros.

Podemos seleccionar un valor, realizar búsqueda, así como realizar selección múltiple. Este tipo de filtros es muy conveniente cuando es muy grande la cantidad de los valores del campo. En este caso, hay pocos valores, y de ellos nos quedamos con dos.

Al cerrar el desplegable de filtrado, todo lo que vemos es que se ha filtrado por varios elementos, no sabemos por cuáles elementos filtramos ni por los que dejamos de filtrar. Este filtro influye en los datos que se muestran; pero no queda en la tabla ninguna información acerca de que se han seleccionado los valores Manual y Profesional de la columna Ocupación de la tabla Clientes.

Aquí, y por primera vez, el total general ha dejado de ser 29 millones. Está afectado por el campo que hemos agregado al área filtro de la tabla dinámica.

• Filtros de cabecera de fila y columna

Otra opción de filtrado es desde la propia cabecera de fila o columna. En la imagen, en azul están enmarcadas las cabeceras y dentro, en rojo, el botón que nos permite filtrar.

En este caso vamos a filtrar por la cabecera de columna Año, correspondiente a la tabla Fechas. Las opciones de filtrado son mucho más elaboradas que antes, tanto por etiqueta como por valor, además de ofrecer opciones de búsqueda.

En la siguiente imagen se observa que a diferencia de la selección desde el campo de área de Filtros, al filtrar desde cabecera, los valores seleccionados son los que se muestran, en las columnas, lo que nos faltaría a simple vista es la información sobre los valores, en este caso Años, que no se han seleccionado.

• Filtros de Obtención de detalles por Exploración rápida

A partir de MS Office Excel 2013 contamos con el botón auxiliar para la Exploración rápida de valores de celda de tabla dinámica. En su momento, escribí la serie MS Office Excel 2013 donde comenté sobre éste y otros aspectos de las novedades de Excel 2013.

Veamos en la siguiente imagen que al seleccionar una celda y sólo una celda, para tabla dinámica no funciona con rangos, se muestra el botón de comando auxiliar Exploración rápida.

Lo seleccionamos y vemos una ventana de exploración que muestra todas las tablas del modelo, en este caso la tabla seleccionada es Producto en correspondencia con el el campo seleccionado del área de filas. Sólo un apunte, si tenemos una única tabla en uso en la tabla dinámica no veremos en la ventana Explorar más que las columnas de esa tabla.

Entonces, vamos a explorar más en detalle, el valor (1.899.530,09 €) de Ventas de la LíneaAgrupada  igual a Otro para el Año 2006 y lo vamos a rastrear por los valores de la columna o campo  Continente de la tabla Territorios.

Como resultado, el campo LíneaAgrupada  pasa al área de filtro de tabla dinámica y se expone encima de la tabla con el valor Otro ya filtrado. Al área Filas  pasó el campo Continente.

Vamos a repetir la acción, vamos a analizar en detalle las Ventas, que son poco más de medio millón de euros y se corresponden con: Continente igual a Europa, Año = 2006, LineaAgrupada = Otros y Ocupación es igual a los valores que hemos seleccionado, que aunque no se ven, recordemos que eran: Professional y Manual explorando en este caso el campo Mes de la tabla Fecha

Como resultado, se muestra el Continente = Europa agregado a los filtros y los meses agregados a las filas de la tabla dinámica. En el total, poco más de medio millón de euros.

Y ahora veamos lo que ocurre si utilizo alguna de las columnas que ya había utilizado previamente. Para la demo escogemos LineaAgrupada.

No olvidar que en cualquier caso, podemos acceder a estos filtros de tabla dinámica y filtros de cabecera de fila y columnas y volverlos a activar / desactivar, la Exploración rápida trata de accesos directos; pero siempre está en nuestras manos configurarlo.

En la próxima entrada continuaremos analizando la tabla dinámica y sus componentes como herramienta cliente que consume el modelo de datos Power Pivot, en concreto, veremos los segmentadores como forma óptima de filtrado, los filtros por línea de tiempo y los gráficos dinámicos.

No te pierdas el resto de entradas de la serie Power Query vs Power Pivot