Voy a cerrar, por el momento, la serie que he dedicado en los últimos dos meses a los cubos OLAP creados con MS SQL Server 2008 Analysis Services y su posterior consumo con tablas dinámicas en  MS Office Excel 2007. Han quedado algunos aspectos por ver, (gráficos y fórmulas) en la medida que el tiempo lo permita iré completando la serie. Continue reading…

Este será el tercer y último artículo dedicado al filtrado de datos desde tablas dinámicas MS Office Excel 2007  que consumen cubos OLAP creados con SSAS 2008.

Las otras dos entradas dedicadas a este tema en concreto las encontramos aquí y aquí. Pasemos a ver los filtros dinámicos, que son aquellos cuyo valor de filtrado va a depender de los valores que haya actualmente en la tabla dinámica. Continue reading…

Hoy vamos a continuar mostrando algunas de las posibilidades que tenemos para aplicar filtros a datos multidimensiones creados con SSAS 2008 y que se están consumiendo en MS Office Excel 2007.

En la entrada anterior vimos como filtrar desde la lista de campos de la tabla dinámica de Excel. Continue reading…

Hoy vamos a comenzar la vista de diferentes aspectos relacionados con los filtros en tablas dinámicas de Excel 2007. Como hemos visto antes, los conjuntos con nombre creados en los cubos OLAP diseñados con SSAS 2008, son una forma excelente de crear filtros predefinidos que nos permiten ahorrar tiempo y esfuerzo si los filtros a definir se repiten.

Pero, siempre hay situaciones nuevas, el cubo no lo ha previsto todo o es un caso puntual, para ello podemos establecer filtros en Excel 2007. No hay un grupo ni opción del menú de Herramientas de tablas dinámica dedicada a filtros. Vamos a verlo desde tres puntos de la tabla.

Definir filtros desde Lista de campos

Cuando estamos trabajando sobre la lista de campos, que ya fue descrita antes,  cada cambio que realizamos, se considera que se hace sobre los datos antes de que sean agregados a la tabla. Uno de los aspectos que más se solicitaron al grupo de desarrollo de MS Excel 2007, era precisamente, poder contar con la definición de filtros desde la lista de campos. Definir los filtros en la lista de campos resulta más eficiente porque aquí se realiza lo que conocemos como consulta, selección o “queries” de los datos originales para mostrarlos en la tabla según lo indicado. Aunque es posible filtrar desde la tabla como veremos luego, Excel necesita en esos casos realizar una segunda consulta al origen de datos. Por tanto, son dos, en lugar de una, tengamos cuidado con esto no nos vaya a afectar el rendimiento.

Estando en uno de los campos de la jerarquía, por ejemplo Calendar Year, Excel permite escoger cualquier campo de toda la jerarquía.

Una vez seleccionado el campo, por el que queremos filtrar, debemos seleccionar los valores o las condiciones de filtro a aplicar. En cada caso, según sea el tipo de dato Excel identificará las posibles acciones a realizar, ya sea sobre datos de tipo cadenas de caracteres, o tipo fecha, como es este caso.

Una vez establecido el filtro para un campo, dentro de la jerarquía, podemos seleccionar otro y así lograr las condiciones que se ajusten a nuestras necesidades de filtrado.

Además, se pueden aplicar, cambiar o eliminar los filtros de la lista de campos una vez que se añade el campo a la tabla dinámica. Esto, lo dejaremos para otro día.

Hasta entonces,

Saludos,

Ana

Como hemos visto antes es posible arrastrar manualmente los elementos para organizarlos dentro de una jerarquía. Allí comentábamos lo siguiente:

Manualmente, este es un caso específico, cuando por la razón que sea es necesario mantener un orden genérico cambiando algún o algunos de los elementos. Es necesario seleccionar la celda y cuando  se ven las cuatro flechas, arrastrarla al lugar deseado, como se ve en este caso, va a pasar de la posición A6 a la A7

Pues bien, además de esta posibilidad, Excel nos permite realizar movimientos rápidos de elementos. Para esto no hay opción de la banda de menú, solamente se consigue a través del menú contextual.

En este ejemplo tenemos activa la celda Australia que es la primera del nivel Country de la jerarquía Customer Geography del ejemplo del Tutorial de MS SSAS 2008

Si seleccionamos un país que no sea el primero ni el último de la lista se proponen las siguientes opciones:

Esto es válido también para columnas

Pues este par de comentarios es lo que quería presentarles hoy, para dedicarnos a los filtros he reservado un post independiente y será el próximo de esta serie.

Saludos,

Ana

Hay ocasiones en que los grupos o jerarquías que se definen en el cubo OLAP no son los que estamos necesitando en el cliente final, que en nuestro caso es Excel. Pues bien, podemos crear grupos de datos que van a actuar como jerarquías.

Agrupar desde el menú

Esta funcionalidad la podemos aplicar desde el la ficha Opciones del menú Herramientas de tabla dinámica, grupo Agrupar.

Agrupar selección – se entiende por selección tanto tener una única celda seleccionada o un grupo de ellas, si está seleccionada por ejemplo, Australia, el resultado es que crea un grupo titulado Agrupar1, cuyo miembro va a ser Australia y otro grupo que se llama así, “Otro”, donde van a parar el resto de casillas no seleccionadas para garantizar la coherencia de niveles de jerarquías.

Crea una especie de “jerarquía al vuelo”, que no se ve reflejada de ningún modo en la lista de campos.

Desagrupar – pues el efecto contrario, sobre lo deja como estaba, eliminando ambos grupos. Sobre un campo no agrupado no realiza ninguna acción.

Agrupar campos

Esta es una funcionalidad que no he conseguido implementar.

Aunque se plantea en la ayuda que agrupa campos numéricos o de fecha, en realidad no sólo no se activa este comando del grupo Agrupar sino que se desactivan los demás cuando se trata de valores. He probado en filas y columnas y no lo he conseguido. Si alguien sabe cómo se activa, le agradezco la información.

Lo que sí es cierto es que se activan Agrupar y Desagrupar cuando se trata de columnas; pero nada de agrupar campos.

Agrupar desde menú contextual

Con una celda o grupo de celdas seleccionadas activando el menú conceptual se pueden realizar las mismas acciones

En la próxima entrega veremos cómo mover los datos en tablas dinámicas.

Saludos,

Ana

Los datos multidimensionales creados con SSAS se generan ordenados en correspondencia con el tipo de dato a mostrar, ya sea por el propio elemento que se muestra, ya sea por un campo clave invisible para el usuario final, es decir, los tan necesarios e útiles ID.

Les voy a mostrar un par de casos de la dimensión Products del Tutorial de SSAS. Los temas dimensiones, jerarquías y atributos fueron introducidos antes aquí .

El atributo Product Name está ordenado por el campo clave, que es el Product.ProductKey, aunque lo que muestra es la descripción del nombre del producto, es decir, Product.EnglishProductName.

Por su parte, el atributo Category, también dentro de la dimensión Product se ordena por Name, aunque también lleva un campo clave que está vinculado a la clave de la categoría, en este caso no define el orden.

Según han sido definidos estos atributos, así será el resultado al mostrarlos, Product Name, no está ordenado alfabéticamente, mientras que Product Category sí.

Las razones que nos llevan a establecer un orden u otro son varias, optimización, frecuencia de búsqueda, estética, en fin, las que en cada caso se correspondan con nuestra problemática.

Cuando se consumen cubos OLAP en Excel, estamos en condiciones de trabajar sobre el orden propuesto y definido en el diseño de atributos y dimensiones. Hay varias formas de hacerlo.

Ordenar desde el menú

El menú Herramientas de tabla dinámica, ficha Opciones, grupo Ordenar , muestra accesos directos para ordenar alfabéticamente los datos y para acceder a la ventana ordenar.

Vamos a detenernos un momento en esta ventana.

Este caso está claro, lo que había en el cubo, es lo que veremos. Es por ello que el nombre del producto no se muestra en orden alfabético. Más adelante veremos cómo remediarlo.

Manualmente, este es un caso específico, cuando por la razón que sea, es necesario mantener un orden genérico cambiando algún o algunos de los elementos. Es necesario seleccionar la celda y cuando se ven las cuatro flechas, arrastrarla al lugar deseado, como se ve en este caso, va a pasar de la posición A6

a la A7

Es aquí donde vamos a poder poner en orden el atributo Product Name

También se puede indicar un campo valor, en este caso, se ordena sobre los valores totales, hay que ver que EEUU no siempre es el que tiene más ventas; pero sí el que tiene más en la columna Total general.

Esto no es siempre así, es posible que necesitemos ordenar por una columna determinada, digamos un año, en lugar del Total general. Para esto Excel brinda la ventana Más opciones de ordenación que se activa con el comando Más opciones. Ya vimos el efecto que se produce al ordenar por Total general, veamos qué ocurre si seleccionamos una columna en particular, en este caso, la columna D, correspondiente al año 2003.

Es decir, aunque EEUU tiene más en el Total, está ordenado según la columna D y quien más tiene es Australia.

Si la celda seleccionada es un dato tipo Valor, el botón Más opciones … lo que muestra es una ventana diferente, más concreta:

Ordenar automáticamente

La tabla se va a reordenar en la medida que se agreguen o quiten datos, según se haya definido la casilla

Ordenar desde la lista de campos

Esta funcionalidad la tenemos en la Lista de campos de tabla dinámica, esta lista la vemos visto antes en la medida que arrastramos el ratón por los elementos se activa en el borde derecho de la lista un triángulo invertido   que indica que hay aun más posibilidades de actuación, referidas específicamente a la ordenación y los filtros. En caso de tener seleccionada la casilla Aplazar la actualización del diseño no se tendrá acceso a estas acciones.

Ordenar desde el menú contextual

Vamos a tener las mismas posibilidades de antes.

En resumen, los datos provenientes de SSAS traen un orden que es el predeterminado para la tabla Excel, luego, nuestras necesidades y las posibilidades de Excel para modificarlo, hacen el resto. En la próxima entrega estaremos hablando de Mover y agrupar datos.

Saludos,

Ana

Formato condicional iconos de tablas dinámicas de Excel 2007

Hemos estado comentando antes cómo se configuran reglas para el formato condicional de las celdas que muestran valores en las tablas dinámicas de Excel 2007.

Hoy me voy a centrar en los valores asociados a KPIs de los cubos OLAP, específicamente al estado y la tendencia que muestra un KPI. Sobre cómo se crea un KPI con SSAS 2008 y se trabaja desde Excel 2007, vimos aquí, ahora nos centraremos en el formato condicional.

Aplicar formatos condicionales predeterminados

Como habíamos visto, Excel, como aplicación da una imagen a los iconos que no tiene por qué coincidir en estética con la definida en SSAS y puede ser fea, como es el caso.

Estas imágenes se pueden mejorar, aplicando reglas de formato dinámico de celdas como vimos en el post anterior. Desde la tabla dinámica, por ejemplo, con esta celda seleccionada ,  nos vamos a menú Inicio – grupo Estilos – Formato Condicional. A medida que nos desplazamos por las imágenes, ocurren dos cosas, por una parte tenemos información visual de qué es lo que esos juegos de imágenes representan y la(s) celda(s) seleccionadas cambian su aspecto. Según sea el caso, además muestran el valor que justifica ese aspecto (bien, regular o mal, como vimos ya en días pasados).

Así, pues podemos muy fácilmente seleccionar las celdas a formatear y aplicar el formato. Veamos un ejemplo con flechas.

Aplicar reglas de formato

En el post anterior vimos que se pueden aplicar reglas, definir el alcance de la asignación de formato dinámico, ya sea por niveles o por condiciones muy específicas, que se repiten también para los iconos por lo que me voy a detener.

Lo que es diferente en este caso es el panel dedicado a editar la descripción de una regla cuando se selecciona Aplicar formato a todas las celdas según sus valores. Veamos un ejemplo con la siguiente imagen, en este caso se definen los valores que van a limitar los “n” grupos de datos. Recordemos que en caso de los iconos se suelen establecer 3, 4 ó 5 niveles para definir el estado y la tendencia del indicador. En este panel podremos configurar esos 3, 4 ó 5 valores según sea el caso

Otros ejemplos, pueden ser:

Quiero, antes de finalizar con las reglas de formato, detenerme en la última parte de la ventana

Existen varios estilos de iconos que se definen en este desplegable y que se corresponden con los que vimos antes en el menú.

Se puede invertir el criterio, si eso está acorde con nuestras necesidades y además se puede mostrar únicamente los iconos eliminando de la tabla la información numérica, lo que puede ser útil, sobre todo en temas de espacio y de percepción inicial del estado del negocio, por aquello que una imagen vale más que mil … números.

Formato condicional para valores no KPI

Esta configuración no es exclusiva de campos definidos como KPIs en el cubo OLAP, se puede aplicar a valores no KPI. En realidad, las medidas del cubo se consideran indicadores, por lo que se pueden trabajar en la aplicación cliente, como Excel, creando un cuadro de mandos donde se representen las imágenes correspondientes.

Digamos que seleccionamos un conjunto de celdas de valores y les aplicamos el formato que aparece en la imagen anterior, el origen y el resultado sería lo que vemos a continuación

Si  obtenemos obtenemos

Pues, con estos comentarios termino lo que tenía previsto sobre formato condicional de los valores de una tabla dinámica que consume datos de cubos OLAP creados con SSAS 2008. La próxima entrega estará dedicada a la ordenación de los datos en tablas dinámicas.

Saludos,

Ana

Administrador de reglas de formato condicionales

Para facilitar el trabajo con estas reglas de formato, crear y eliminar reglas, así como modificar las ya existentes contamos con un  que se activa si seleccionamos Administrar reglas del menú desplegable del comando Formato Condicional. Continue reading…

Seguimos hablando de diseño de tabla dinámica. En Excel 2007 se agregaron nuevos tipos de formato condicional: barras de datos, escalas de colores, conjuntos de iconos, etc, además se agregaron nuevas reglas (top 10) y una nueva interfaz de usuario para trabajar con tablas dinámicas. Continue reading…