Uno de los objetivos que tenemos cuando creamos paquetes con SSIS es el chequeo de la consistencia de los datos y la limpieza de los mismos. A partir de SQL Server 2008, contamos con una funcionalidad que nos permite realizar un análisis de los datos en tiempo breve, dándonos, entre otras cosas, información sobre las posibles columnas candidatas, distribución de longitud de las columnas, los patrones existentes y la dependencia funcional entre las columnas.

Veamos primero cómo configurar la tarea. Partimos del proyecto creado en el escrito anterior donde teníamos un paquete creado y que está vacío, vamos a aprovecharlo. Lo primero es cambiarle el nombre al paquete por algo más descriptivo como EjemploGeneracionPerfiles. Debemos tener sumo cuidado con mantener la extensión dtsx y se nos pide responder a esta pregunta:

Esta pregunta se refiere al nombre del objeto dentro del código XML que se genera como parte del proyecto SSIS.  Antes de cambiar el nombre esto era lo que aparecía en el nombre del objeto:

Para acceder a este código: Menú – Ver – Código, este es el aspecto después del cambio:

Para ver el lugar donde se describe el paquete avanzamos un poco o aplicamos las técnicas habituales para buscar texto.

Pues ya tenemos el paquete y el objeto del código con el nombre deseado.

En el panel Cuadro de Herramientas buscamos la tarea que necesitamos:

Arrastramos la tarea al panel Flujo de control:

Aquí vemos una señal de error que nos avisa que la tarea no está correctamente configurada y una flecha verde.

El error en concreto que tenemos es el siguiente:

Esto se debe a que no hemos definido ningún Administrador de conexión asociado a la tarea. Aquí tenemos otro de los elementos fundamentales de un paquete SSIS, los Administradores de conexión que son los encargados de tender los puentes entre orígenes, tareas y/o transformaciones y destinos. Unas líneas más y veremos cómo solucionarlo.

Las flechas que entran y salen de las tareas de Flujo de control se denominan Restricciones de precedencia. Al ser de color verde está indicando que solamente se pasará a la siguiente tarea (en caso de que existiera) si la tarea actual (Generación de perfiles) se ejecutara satisfactoriamente. En otro momento regresaremos al tema con más detalle.

Para configurar la tarea hacemos doble clic sobre la misma y nos aparece el Editor de tareas de generación de perfiles de datos.

Desde la ficha General vamos a definir el destino del perfil que se va a generar. Tenemos dos tipos de destinos: FileConection y Variables, escogemos el primero ya que queremos que el análisis se guarde en un archivo. A continuación vamos a definir la conexión:

El archivo destino puede existir o crearse en el momento, se debe indicar su ruta y es aconsejable que sea extensión XML.

Ya tenemos la conexión, ha sido solucionado el error, se agregó un Administrador de conexión de archivos planos al panel Administradores de conexión

Volviendo al editor, en la ficha General, seleccionamos en botón Perfil rápido…, para seleccionar el origen de datos que hay que analizar.

Necesitamos una nueva conexión, así que seleccionamos Nuevo… y en la ventana Administrador de conexiones definimos el origen de datos. Aunque no hemos definido qué tabla será analizada, en este punto ya se ha creado el Administrador de conexión con el origen de datos como queda reflejado en el panel.

Seleccionamos la tabla [Purchasing].[Vendor] de la Base de datos AdventureWorks y rellenamos todas las casillas para obtener todos los perfiles.

La segunda ficha del Editor se configura a partir de lo que hemos seleccionado previamente y tiene el siguiente aspecto:

En este caso no definiremos ninguna expresión por lo que no pasamos a la tercera ficha.

Sólo nos queda ejecutar la tarea, para ello entre otras formas, puede ser clic derecho del ratón – Ejecutar tarea. La tarea va cambiando de color según la fase de procesamiento en la que se encuentre, mientras esté en blanco, no ha comenzado de ejecutarse, en amarillo está en proceso, en verde, concluyó satisfactoriamente y en rojo ha habido algún error y no se ha cumplido.

Bueno… ha sido más largo de lo que pensaba, lo dejamos por hoy, para la próxima veremos qué ha ocurrido con esta tarea.

Saludos,

Ana

Había anunciado que empezaríamos por ver tareas SSIS y en concreto la Tarea de Generación de perfiles; pero recibí la sugerencia de dejar un post para la creación del proyecto y aquí está.

Desde el menú Inicio – Todos los programas – Microsoft SQL Server 2008 tenemos las herramientas instaladas de la versión actual.

Las herramientas de BI no se instalan de forma predeterminada. Una vez instaladas este es el aspecto que debe lucir nuestro menú para MS SQL Server 2008.

Para crear proyectos en todas las herramientas de BI, MS ha diseñado plantillas dentro del Visual Studio.NET framework, que se configura con la instalación de cualquiera de las herramientas BI de SQL Server. Así es que desde el menú vamos a seleccionar SQL Server Business Intelligence Development Studio.

Para crear un proyecto nuevo: Archivo – Nuevo – Proyecto

Se muestra la pantalla de selección de la plantilla para el proyecto nuevo. En esta imagen se observa que no está instalado VS.NET al completo, sino la parte correspondiente a BI de SQL Server. Es todo lo que necesitamos en este caso. De entre los proyectos de BI escogemos como no podía ser de otra forma Proyecto de Integration Services y definimos la ruta donde se alojará el proyecto y el nombre para la solución.

Una vez configurados los valores, se crea un proyecto con un paquete integrado. Sin querer profundizar en el tema, vemos que si en algún momento hemos trabajado con entorno VS.NET estaremos como en casa, con un par de paneles nuevos correspondientes a esta plantilla.

Para los que no hayan estado por allí les comento muy brevemente. Tenemos a la izquierda el Cuadro de herramientas, que en este caso muestra los elementos del Flujo de Control, así como las tareas de Mantenimiento. El panel central consta de 4 fichas a las que llegaremos en su momento y están dedicadas a:  Flujo de Control, Flujo de Datos, Controladores de eventos y Explorador de paquetes. En el panel de la derecha podemos tener varias ventanas, las que más utilizaremos en estos ejemplos serán las ventanas de Explorador de soluciones y Propiedades, acopladas a gusto del consumidor. Debajo del todo podemos tener también un grupo de ventanas acopladas, como pueden ser Lista de errores , Resultados , ventanas Examinar, y otras.

De todos los menús que vemos, voy a destacar SSIS que contiene las siguientes opciones:

Quiero llamar la atención sobre el Explorador de soluciones, aquí vemos el paquete que se ha creado con la plantilla, con el nombre predeterminado Package.dtsx. Este paquete aún no contiene elementos de flujo de control; pero ya está creado, veamos lo que aparece en la carpeta que habíamos definido antes como ruta del proyecto.

Hasta aquí el pequeñísimo viaje por el entorno VS.NET, ya iremos descubriendo los menús y las opciones en la medida que avance la serie… esto parece la tele . Hasta la próxima en que de verdad estaremos hablando de la tarea Generación de perfiles.

Saludos,

Ana

Durante este mes me propongo tocar, a través de ejemplos, varias de las funcionalidades encontradas en SSIS. Me propongo realizar una serie de tipo introductoria, con ejemplos de aquí, de allá y propios y resumiendo un grupo de cosas que me hubiera gustado tener claras cuando comencé a crear mis primeros paquetes.

A veces, hay gente que pregunta ¿Por qué escribes en la web? Es gente que sabe que me lleva mucho tiempo; pero no sabe que estos artículos pueden ser de ayuda para otros, como lo han sido y son, muchos de los que he leído y de los que tanto he aprendido que han sido generosamente subidos a la web por gente de varios sitios a los que seguramente no he agradecido lo suficiente. ¡ Muchas Gracias a todos !

Esta serie la quiero dedicar a los profesores del Máster en Gestión del Conocimiento y Business Intelligence con tecnología Microsoft impartido por Syntax Informática , especialmente a Jesús López, encargado de explicar los temas de SSIS y SSAS. Y a Francisco González (Paco) de Solid Quality por sus didácticos y esclarecedores ejemplos del uso de los paquetes SSIS mostrados en el Summit de Solid. Muchas gracias a ambos por sus enseñanzas.

Mucha gente escribe sobre SSIS, y afortunadamente, también en castellano. Por mencionar a un par de ellos, Miguel Egea escribe en PortalSQL mientras que Salvador Ramos lo hace en SQLServerSi y un grupo de gente de Solid Quality en su blog (ver ficha Spanish)

Y hasta yo escribí hace unos meses un par de artículos sobre de SSIS
SQL Server Integration Services … en muy pocas palabras, un caso sencillo II.
SQL Server Integration Services … en muy pocas palabras, un caso sencillo.

La idea ahora es mostrar algo de funcionalidad, ver algunas de las “cosas” que pueden hacer con los Servicios de integración de SQL Server 2008.

Así que, sin más, nos ponemos manos a la obra.

Cuando hablamos de un paquete de SSIS estamos hablando de una estructura que se va a encargar de la realización de tareas, de tipo ETL (Extract – Transform – Load) o de Administración de BBDD. Un paquete es la unidad de trabajo que se recupera, ejecuta y guarda, y el objeto de Integration Services más importante que se encuentra en el punto más alto de la jerarquía, está compuesto de varios elementos: Elementos de flujo de control, Componentes de flujo de datos, Administradores de conexiones, Variable, Controladores de eventos y Proveedores de registro.

El Flujo de control se encarga de gestionar el flujo de tareas de la aplicación, ya sean de tipo ETL, como envío de mensajes y archivos, recorrer archivos, tareas de Analysis services, o tareas de administración y mantenimiento de BBDD. Los componentes del Flujo de control son: Tareas, Contenedores (Foreach Loop, For , Secuencias), Tareas y Restricciones de precedencia.

Los primeros ejemplos que mostraré en estos días, van a trabajar paquetes que no contienen tareas de Flujos de datos. En su momento veremos que una de las tareas más importantes es la tarea de Flujo de datos desde la que se pueden realizar las siguientes opciones: Extraer datos, Transformar datos, Cargar datos, Conectar componentes, Controlar errores, Agregar administradores de conexión, Crear anotaciones, Examinar datos, etc.

Sobre todos estos elementos estaremos volveré una y otra vez con los ejemplos, no hay que preocuparse ahora porque no hayan quedado definidos estrictamente, en la Ayuda de SQL Server 2008 están explicados los conceptos y definiciones con gran amplitud.

Mejor veamos una imagen de lo que puede ser el panel de Flujo de control, a la izquierda un ejemplo genérico y a la derecha un caso real de un paquete creado con el Asistente de Importación y Exportación de SSIS.

Ahora vemos otro par de ejemplo, a la izquierda una tarea de Flujo de datos de tipo genérico y a la derecha la imagen de la correspondiente tarea de Flujo de datos, aunque es poco ilustrativa, apenas se dedicaba a Extraer datos de un origen y sin Transformación cargarla en su destino.

Es posible encontrar ejemplos de este tipo en la vida real, aunque la verdad es que es poco habitual, generalmente necesitamos transformaciones y sobre todo garantizar la limpieza de datos.

Como les dije antes, veamos primero algunas tareas que no requieren de Flujo de datos, en el próximo escrito veremos la tarea Generación de perfiles de datos que es nueva en SQL Server IS 2008 y aporta mucha ayuda para realizar un análisis efectivo de los datos.

Saludos,

Ana

Voy a cerrar, por el momento, la serie que he dedicado en los últimos dos meses a los cubos OLAP creados con MS SQL Server 2008 Analysis Services y su posterior consumo con tablas dinámicas en  MS Office Excel 2007. Han quedado algunos aspectos por ver, (gráficos y fórmulas) en la medida que el tiempo lo permita iré completando la serie.

Aquí les dejo un resumen de lo visto hasta ahora.

1. Conectar datos multidimensionales creados con SSAS a MS Office Excel 2007
2. Visualizar propiedades de cadena de conexión entre MS Office Excel 2007 y Orígenes de datos Analysis Services.
3. Modificar cadena de conexión entre MS Office Excel 2007 y Orígenes de datos Analysis Services.
4. Algunos aspectos del trabajo con la Lista de campos de tablas Excel
5. Valores como cálculo y como conjunto en la Lista de campos Excel
6. Dimensiones, Atributos y Jerarquías en cubos OLAP y Excel 2007 (I)
7. Dimensiones, Atributos y Jerarquías en cubos OLAP y Excel 2007 (II)
8. Conjuntos con nombre en SSAS y Excel 2007
9. Creación de KPIs en SSAS y empleo en Excel 2007
10. Propiedades de atributos en cubos OLAP y en tablas dinámicas de Excel
11. Acciones definidas en SSAS consumidas como acciones adicionales en Excel
12. Aspectos del diseño de tabla dinámica
13. Trabajo con formato condicional en tablas dinámicas de Excel que consumen cubos OLAP SSAS – I
14. Trabajo con formato condicional en tablas dinámicas de Excel que consumen cubos OLAP SSAS – II
15. Formato condicional iconos de tablas dinámicas de Excel 2007
16. Ordenar filas de tabla dinámica de Excel que consume datos OLAP
17. Agrupar datos OLAP SSAS en Excel 2007
18. Mover datos OLAP SSAS en Excel 2007
19. Filtrar en tablas dinámicas de Excel datos almacenados en cubos OLAP SSAS 2008
20. Filtrar en tablas dinámicas de Excel datos almacenados en cubos OLAP SSAS 2008 II
21. Filtrar en tablas dinámicas de Excel datos almacenados en cubos OLAP SSAS 2008 III

Como punto de partida para cualquier estudio o complemento que se quiera hacer sobre este tema, recomiendo ver el blog oficial del producto,  escrito amigablemente por el equipo de desarrollo y que describe muchas de las funcionalidades que luego yo comenté en esta serie.

Estamos en 2010, año de nuevas tecnologías Microsoft, he empezado a comentar pinceladas sobre Power Pivot en MS Office Excel 2010, en breve continuaré escribiendo sobre este nuevo modelo de tabla dinámica y cómo no, de su vinculación con los cubos OLAP, como parte del BI creado con MS SQL Server 2008.

De forma inmediata, dedicaré una serie a mostrar funcionalidades de SQL Server 2008 Integration Services.

He disfrutado recopilando ejemplos y publicando lo que en inicio pensé que serían 3 ó 4 entradas de blog. Quiero agradecer a todos los que a lo largo de la publicación de esta serie han dejado sus comentarios, han sido muy valiosos para mí. ¡¡¡ Gracias !!!

Saludos,

Ana

Este será el tercer y último artículo dedicado al filtrado de datos desde tablas dinámicas MS Office Excel 2007  que consumen cubos OLAP creados con SSAS 2008.

Las otras dos entradas dedicadas a este tema en concreto las encontramos aquí y aquí. Pasemos a ver los filtros dinámicos, que son aquellos cuyo valor de filtrado va a depender de los valores que haya actualmente en la tabla dinámica.

Desde el menú contextual, Filtros dinámicos , veamos cada uno de los casos.

1.- Los 10 mejores

Aquí le estamos pidiendo a Excel que muestre los 3 países con los mayores valores en sus ventas, lo que va a depender de la columna Total.

Tal y como vimos en el artículo anterior, todos los países aparecen marcados, aunque no se muestren, porque en sí no constituyen el origen del filtro.

2.- Filtros de etiqueta

3.- Filtros de valor

Nuevamente lo que mira es el Total

Excel, muestra información sobre el filtro aplicado.

4.- Filtros de Fecha – se aplica en aquellos casos en que existen datos que Excel puede reconocer como tipo fecha y se les aplica filtros correspondientes a fechas, en lugar de a cadenas de caracteres.

Veamos que este menú ofrece un conjunto de filtros dinámicos que son automáticamente evaluados en dependencia del momento actual, y se puede aplicar filtro sobre una fecha o período muy concreto.

Selección múltiple de elementos

Para terminar y sólo por mencionarlo, no olvidemos que  desde el indicador de filtrado, el filtro puede aplicarse a elementos múltiples que no estén ordenados como muestra la imagen. Es muy sencillo marcar y desmarcar todos o algunos elementos dispersos. Aunque se activa el indicador de filtros, veamos en la siguiente imagen que no se destaca el campo por el que ha sido aplicado el filtro, ni la opción de Borrar filtro.

Otra forma de conseguir esta funcionalidad sería marcar los que se necesitan, o los que no, dependiendo de qué es lo más conveniente, menú contextual y conservar u ocultar los seleccionados. En este caso vamos a seleccionar los mismos países del caso anterior y seleccionar Conservar sólo los elementos seleccionados.

El resultado es el mismo que antes, salvo que se destaca el campo por el que ha sido aplicado el filtro, y la opción de Borrar filtro.

De esta forma estoy dando fin a la pequeña serie dedicada a los filtros de tablas dinámicas y a la vez a la serie dedicada al consumo de datos creados con MS SQL Server Analysis Services por parte de MS Office Excel 2007.

El próximo artículo resumirá lo que hemos visto a lo largo de esta serie en los dos últimos meses.

Saludos,

Ana

Hoy vamos a continuar mostrando algunas de las posibilidades que tenemos para aplicar filtros a datos multidimensiones creados con SSAS 2008 y que se están consumiendo en MS Office Excel 2007.

En la entrada anterior vimos como filtrar desde la lista de campos de la tabla dinámica de Excel.

Una vez que tenemos seleccionados los datos que van a la tabla, estén filtrados o no, estamos en condiciones de seguir aplicando filtros.

Digamos que estamos mostrando las ventas de bicicletas agrupadas por países y clasificación, según el ejemplo del tutorial SSAS con el que hemos estado trabajando todo este tiempo.

Al seleccionar el indicador que se encuentra a la derecha de “Rótulos de fila” se activa un contenedor con las siguientes posibilidades:

Podemos seleccionar el campo al que se van a aplicar los filtros, en la lista se incluyen todos los campos pertenecientes a las jerarquías que se han seleccionado en la lista de campos, es decir, de la dimensión Customer, la jerarquía Customer Geography al completo y de la dimensión Product la jerarquía Category también al completo.

Esto se debe a que todos estos campos en realidad están formando parte de la tabla, la diferencia es que en este momento apenas están visibles Country Region y Category. Antes hemos visto que se pueden desplegar y visualizar fácilmente el resto de los campos.

Digamos, que establecemos un filtro por un campo no visible

Después de filtrar, aparece un único valor para el nivel de la jerarquía Country que se corresponde con el valor Victoria para el nivel de jerarquía State-Province, es decir Australia.

Si volvemos a seleccionar el indicador de filtros, vemos que no se refleja ningún filtro aplicado sobre el nivel Country, y es verdad; pero puede traer confusión, solamente está visible Australia; pero no vemos el filtro, incluso, todos los valores aparecen seleccionados como disponibles.

Sin embargo, si nos desplazamos al nivel de la jerarquía al que se ha aplicado el filtro, tenemos disponible información sobre el filtro aplicado y la posibilidad de eliminarlo.

Borramos este filtro para ver el siguiente ejemplo.

Aplicar filtros desde el menú contextual

Desde el menú contextual también se pueden establecer filtros, en este caso, lo que entendemos es que se aplicará sobre las celdas seleccionadas, o por el contrario, sobre aquellas que no lo están, veamos.

- Aunque no tenga selección si estoy en un dato se queda sólo con eso, por ejemplo, estando en Canadá, lo deja sólo, aunque se puede expandir, esta acción provoca que se active un filtro  y que se muestren activos solamente aquellos elementos del nivel al que se aplicó.

y que aparezca activada una opción en Filtro

Como es natural, realiza el efecto contrario, quedando activas todas las celdas, con excepción de aquellas que hubiesen estado seleccionadas al momento de aplicar el filtro.

Como vemos, las posibilidades de juego que nos aportan los filtros en Excel 2007, son muchas. En la próxima y por ahora última entrada de esta serie vamos a hablar un poco sobre filtros dinámicos.

Saludos,

Ana

Hoy vamos a comenzar la vista de diferentes aspectos relacionados con los filtros en tablas dinámicas de Excel 2007. Como hemos visto antes, los conjuntos con nombre creados en los cubos OLAP diseñados con SSAS 2008, son una forma excelente de crear filtros predefinidos que nos permiten ahorrar tiempo y esfuerzo si los filtros a definir se repiten.

Pero, siempre hay situaciones nuevas, el cubo no lo ha previsto todo o es un caso puntual, para ello podemos establecer filtros en Excel 2007. No hay un grupo ni opción del menú de Herramientas de tablas dinámica dedicada a filtros. Vamos a verlo desde tres puntos de la tabla.

Definir filtros desde Lista de campos

Cuando estamos trabajando sobre la lista de campos, que ya fue descrita antes,  cada cambio que realizamos, se considera que se hace sobre los datos antes de que sean agregados a la tabla. Uno de los aspectos que más se solicitaron al grupo de desarrollo de MS Excel 2007, era precisamente, poder contar con la definición de filtros desde la lista de campos. Definir los filtros en la lista de campos resulta más eficiente porque aquí se realiza lo que conocemos como consulta, selección o “queries” de los datos originales para mostrarlos en la tabla según lo indicado. Aunque es posible filtrar desde la tabla como veremos luego, Excel necesita en esos casos realizar una segunda consulta al origen de datos. Por tanto, son dos, en lugar de una, tengamos cuidado con esto no nos vaya a afectar el rendimiento.

Estando en uno de los campos de la jerarquía, por ejemplo Calendar Year, Excel permite escoger cualquier campo de toda la jerarquía.

Una vez seleccionado el campo, por el que queremos filtrar, debemos seleccionar los valores o las condiciones de filtro a aplicar. En cada caso, según sea el tipo de dato Excel identificará las posibles acciones a realizar, ya sea sobre datos de tipo cadenas de caracteres, o tipo fecha, como es este caso.

Una vez establecido el filtro para un campo, dentro de la jerarquía, podemos seleccionar otro y así lograr las condiciones que se ajusten a nuestras necesidades de filtrado.

Además, se pueden aplicar, cambiar o eliminar los filtros de la lista de campos una vez que se añade el campo a la tabla dinámica. Esto, lo dejaremos para otro día.

Hasta entonces,

Saludos,

Ana

Como hemos visto antes es posible arrastrar manualmente los elementos para organizarlos dentro de una jerarquía. Allí comentábamos lo siguiente:

Manualmente, este es un caso específico, cuando por la razón que sea es necesario mantener un orden genérico cambiando algún o algunos de los elementos. Es necesario seleccionar la celda y cuando  se ven las cuatro flechas, arrastrarla al lugar deseado, como se ve en este caso, va a pasar de la posición A6 a la A7

Pues bien, además de esta posibilidad, Excel nos permite realizar movimientos rápidos de elementos. Para esto no hay opción de la banda de menú, solamente se consigue a través del menú contextual.

En este ejemplo tenemos activa la celda Australia que es la primera del nivel Country de la jerarquía Customer Geography del ejemplo del Tutorial de MS SSAS 2008

Si seleccionamos un país que no sea el primero ni el último de la lista se proponen las siguientes opciones:

Esto es válido también para columnas

Pues este par de comentarios es lo que quería presentarles hoy, para dedicarnos a los filtros he reservado un post independiente y será el próximo de esta serie.

Saludos,

Ana

Hay ocasiones en que los grupos o jerarquías que se definen en el cubo OLAP no son los que estamos necesitando en el cliente final, que en nuestro caso es Excel. Pues bien, podemos crear grupos de datos que van a actuar como jerarquías.

Agrupar desde el menú

Esta funcionalidad la podemos aplicar desde el la ficha Opciones del menú Herramientas de tabla dinámica, grupo Agrupar.

Agrupar selección – se entiende por selección tanto tener una única celda seleccionada o un grupo de ellas, si está seleccionada por ejemplo, Australia, el resultado es que crea un grupo titulado Agrupar1, cuyo miembro va a ser Australia y otro grupo que se llama así, “Otro”, donde van a parar el resto de casillas no seleccionadas para garantizar la coherencia de niveles de jerarquías.

Crea una especie de “jerarquía al vuelo”, que no se ve reflejada de ningún modo en la lista de campos.

Desagrupar – pues el efecto contrario, sobre lo deja como estaba, eliminando ambos grupos. Sobre un campo no agrupado no realiza ninguna acción.

Agrupar campos

Esta es una funcionalidad que no he conseguido implementar.

Aunque se plantea en la ayuda que agrupa campos numéricos o de fecha, en realidad no sólo no se activa este comando del grupo Agrupar sino que se desactivan los demás cuando se trata de valores. He probado en filas y columnas y no lo he conseguido. Si alguien sabe cómo se activa, le agradezco la información.

Lo que sí es cierto es que se activan Agrupar y Desagrupar cuando se trata de columnas; pero nada de agrupar campos.

Agrupar desde menú contextual

Con una celda o grupo de celdas seleccionadas activando el menú conceptual se pueden realizar las mismas acciones

En la próxima entrega veremos cómo mover los datos en tablas dinámicas.

Saludos,

Ana

Los datos multidimensionales creados con SSAS se generan ordenados en correspondencia con el tipo de dato a mostrar, ya sea por el propio elemento que se muestra, ya sea por un campo clave invisible para el usuario final, es decir, los tan necesarios e útiles ID.

Les voy a mostrar un par de casos de la dimensión Products del Tutorial de SSAS. Los temas dimensiones, jerarquías y atributos fueron introducidos antes aquí .

El atributo Product Name está ordenado por el campo clave, que es el Product.ProductKey, aunque lo que muestra es la descripción del nombre del producto, es decir, Product.EnglishProductName.

Por su parte, el atributo Category, también dentro de la dimensión Product se ordena por Name, aunque también lleva un campo clave que está vinculado a la clave de la categoría, en este caso no define el orden.

Según han sido definidos estos atributos, así será el resultado al mostrarlos, Product Name, no está ordenado alfabéticamente, mientras que Product Category sí.

Las razones que nos llevan a establecer un orden u otro son varias, optimización, frecuencia de búsqueda, estética, en fin, las que en cada caso se correspondan con nuestra problemática.

Cuando se consumen cubos OLAP en Excel, estamos en condiciones de trabajar sobre el orden propuesto y definido en el diseño de atributos y dimensiones. Hay varias formas de hacerlo.

Ordenar desde el menú

El menú Herramientas de tabla dinámica, ficha Opciones, grupo Ordenar , muestra accesos directos para ordenar alfabéticamente los datos y para acceder a la ventana ordenar.

Vamos a detenernos un momento en esta ventana.

Este caso está claro, lo que había en el cubo, es lo que veremos. Es por ello que el nombre del producto no se muestra en orden alfabético. Más adelante veremos cómo remediarlo.

Manualmente, este es un caso específico, cuando por la razón que sea, es necesario mantener un orden genérico cambiando algún o algunos de los elementos. Es necesario seleccionar la celda y cuando se ven las cuatro flechas, arrastrarla al lugar deseado, como se ve en este caso, va a pasar de la posición A6

a la A7

Es aquí donde vamos a poder poner en orden el atributo Product Name

También se puede indicar un campo valor, en este caso, se ordena sobre los valores totales, hay que ver que EEUU no siempre es el que tiene más ventas; pero sí el que tiene más en la columna Total general.

Esto no es siempre así, es posible que necesitemos ordenar por una columna determinada, digamos un año, en lugar del Total general. Para esto Excel brinda la ventana Más opciones de ordenación que se activa con el comando Más opciones. Ya vimos el efecto que se produce al ordenar por Total general, veamos qué ocurre si seleccionamos una columna en particular, en este caso, la columna D, correspondiente al año 2003.

Es decir, aunque EEUU tiene más en el Total, está ordenado según la columna D y quien más tiene es Australia.

Si la celda seleccionada es un dato tipo Valor, el botón Más opciones … lo que muestra es una ventana diferente, más concreta:

Ordenar automáticamente

La tabla se va a reordenar en la medida que se agreguen o quiten datos, según se haya definido la casilla

Ordenar desde la lista de campos

Esta funcionalidad la tenemos en la Lista de campos de tabla dinámica, esta lista la vemos visto antes en la medida que arrastramos el ratón por los elementos se activa en el borde derecho de la lista un triángulo invertido   que indica que hay aun más posibilidades de actuación, referidas específicamente a la ordenación y los filtros. En caso de tener seleccionada la casilla Aplazar la actualización del diseño no se tendrá acceso a estas acciones.

Ordenar desde el menú contextual

Vamos a tener las mismas posibilidades de antes.

En resumen, los datos provenientes de SSAS traen un orden que es el predeterminado para la tabla Excel, luego, nuestras necesidades y las posibilidades de Excel para modificarlo, hacen el resto. En la próxima entrega estaremos hablando de Mover y agrupar datos.

Saludos,

Ana