Obtener y transformar datos con Excel 2016 (2/6)

Posted by anabisbe on marzo 21, 2016
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Vamos a empezar a recorrer las opciones del grupo Obtener y transformar de la ficha Datos de Excel 2016

Yo ignoraría directamente el grupo Obtener datos externos,  apenas voy a utilizar uno de sus botones, no sé por qué se ha quedado, por alguna compatibilidad o algo. En fin, nosotros ni caso, como si no estuviera, porque desde esta ficha, por ejemplo el acceso web es bastante malo. Vamos a centrarnos en el grupo Obtener y transformar.

Nueva consulta

Lo primero y más importante, es el menú que se despliega tras el botón Nueva Consulta, aquí está el tesoro, y eso que en primera instancia sólo vemos un subconjunto de opciones.

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Nuestra tarea es traer datos de distintos orígenes y llevarlos a tablas del modelo Power Pivot. No me da tiempo ahora a analizar las transformaciones de cada caso, supongamos que tal y como vienen están perfectos. Los datos se corresponden con las tablas de la Base de datos AdventureWorksDW2014 de Microsoft, copiadas a diferentes formatos para hacer el ejemplo.

Vamos por parte, como nos enseñó Jack 🙂

Nueva consulta desde archivo

Con la opción Desde un archivo, tenemos acceso a libros de Excel, así como archivos con extensiones csv, xml, txt y ¡¡ a carpetas !!

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Excel

Vamos a traer las Ventas desde un libro Excel que tiene varias hojas de tablas de datos.

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Se abre la ventana del Navegador para que podamos seleccionar todas las hojas que necesitamos de este libro. Cada hoja se convertirá en una consulta independiente. image4

Si en una hoja de libro Excel del que estamos importando tenemos más de una tabla, rango o tabla dinámica, se interpreta todo como un gran rango, se traen todas las celdas con datos, y las que no, con null. Veamos estos escenarios:

Importar desde Hoja de Excel que contiene tablas y rangos.

 

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Trata cada celda de forma individual y rellena los espacios en blanco, convirtiendo todo en un gran rango de datos.

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Importar desde hoja de Excel que contiene tablas y tablas dinámicas

 

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Exactamente igual que antes, trata cada celda de forma individual y rellena los espacios en blanco, convirtiendo todo en un gran rango de datos. No distingue entre tablas, rangos y tablas dinámicas.

Seleccionar el destino de los datos al salir de la consulta

 

Este tipo de origen de datos nos permite realizar la carga directamente sin que se abra el Editor de consulta, lo que resulta muy conveniente si el conjunto de datos viene con la configuración adecuada. Nos tocaría prestar atención al destino, a la hora de realizar la carga.

En lugar de editar la consulta, dejamos que el motor se encargue de crearla por nosotros y para la carga, vamos a crear solamente la conexión.

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En cualquier momento que queramos cargar los datos al modelo volvemos a llamar a la misma ventana y seleccionar la casilla Agregar estos datos al modelo de datos.

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CSV

Traemos las Fechas desde un fichero separado por comas (CSV)

Para este tipo de fichero no se abre un panel navegador, va directo al editor de consulta.

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En este caso, tenemos cuidado de seleccionar la opción correcta para no llevar los datos a una hoja de Excel, sino, directamente al modelo.

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TXT

De un archivo de texto nos traemos las Categorías.

En lo adelante, para orígenes tipo TXT, será el mismo tratamiento que para orígenes tipo CSV

Carpeta

Esta opción me gusta mucho. A veces se da el caso en el que tenemos muchos ficheros del mismo tipo en una carpeta y Power Query nos va a permitir tratarlos todos en su conjunto. Si en la carpeta existiesen ficheros de otro tipo, o del mismo; pero que no queremos integrar, los podemos filtrar desde el editor de consulta, con lo que tenemos toda la capacidad para gestionar nuestras extracciones de datos.

Definimos la ruta de la carpeta, vamos a traernos los Productos que se encuentran en cinco ficheros, según la Línea del producto.

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Y se abre directamente el Editor de consulta, que muestra los datos relacionados con los ficheros, los metadatos para que podamos distinguir y traernos sólo lo necesario.

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En este caso, vamos a quitar las dos primeras filas. Esta es una transformación arriesgada, con vistas a futuro y su mantenimiento. Mañana pudiese ser sólo un archivo inadecuado o tres. Hay que tenerlo en cuenta; pero para la demo nos vale.

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Eliminados los no adecuados, basta con hacer doble clic en las fechas al lado de Content y ya está, el motor de consulta nos devuelve el contenido de los ficheros. Muy eficiente, me gusta.

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Pues, hasta aquí tenemos ya Ventas, Productos, Fechas y Categorías que se han integrado al modelo, provenientes de diversos orígenes de Archivos. En la próxima entrada vamos a traer datos de Bases de datos y tablas de Excel para completar las consultas que requiere nuestro modelo.

Este artículo forma parte de la serie dedicada a MS Office Excel 2016.

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